Pourquoi vous avez maintenant besoin d'une approche inversée de la gestion de contenu

Au cours des 20 dernières années, la gestion de contenu d'entreprise (ECM) a connu trois phases d'évolution : la concentration sur les avancées en termes de processus, l'efficacité des processus et l'efficacité du personnel.

Les hypothèses de base concernant l'ECM ont été définies au cours la première phase, puis transposées dans les phases ultérieures.La gestion de contenu d'entreprise a permis de secouer les habitudes en faveur de processus révolutionnaires, mais aussi de définir les approches quant à l'automatisation des processus back-end de base et, en fin de compte, la façon dont les entreprises abordent l'amélioration de l'efficacité du personnel et de la collaboration.

Tout cet environnement connaît actuellement une mutation spectaculaire. De fait, tout chamboulé.Mais avant de passer aux prochaines étapes, prenons le temps d'examiner comment nous en sommes arrivés là.

Une vision traditionnelle de la gestion de contenu

À la fin des années 1990, la gestion de contenu d'entreprise s'était imposée comme une technologie courante (dans les grandes entreprises tout au moins), en mettant d'abord l'accent sur les premiers utilisateurs pour automatiser les processus stratégiques et performants de partage de documents, essentiels pour acquérir un avantage concurrentiel.Parmi ces exemples de processus « révolutionnaires » figuraient le processus de présentation de nouveaux médicaments dans l'industrie pharmaceutique, le traitement des demandes dans le secteur de l'assurance et le traitement des chèques dans l'industrie bancaire.Les entreprises dont les utilisateurs ont su passer ce cap ont réussi à devancer leurs concurrents, et les fournisseurs ECM qui les ont accompagnés ont entrepris d'identifier d'autres problèmes susceptibles de trouver une réponse dans l'ECM.

Les entreprises (et les fournisseurs qui les accompagnent) ont ensuite appliqué les plates-formes ECM à la résolution des problèmes d'automatisation du back-office, comme les comptes fournisseurs, le traitement des factures, la gestion des contrats et l'administration RH.Les solutions étaient moins axées sur les avancées spectaculaires en termes de processus, et plus sur la stimulation de l'efficacité des processus de back-office, la réduction des coûts et la diminution des risques liés à la législation et à la conformité dans le contexte de l'information.Dans cet environnement, l'équilibre entre l'accès à l'information et le contrôle de l'information penchait le plus souvent du côté « contrôle ».

Dans l'environnement commercial et technologique relativement stable du début des années 2000, il offrait des avantages importants.Les problèmes rencontrés avec les solutions ECM traditionnelles (elles étaient onéreuses, devaient être personnalisées, leur mise en œuvre était longue, elles manquaient de convivialité et de mobilité) importaient peu. En effet, la gestion de contenu d'entreprise offrait des avantages considérables en termes de réduction des coûts et elle avait permis de résoudre des problèmes de processus particulièrement épineux.

SharePoint emerged as a serious player in 2007 as a solution to a different business problem – how to share information across project teams. Bien que marquant une rupture, la solution SharePoint a été en fin de compte perçue sous le même angle que l'ECM traditionnelle.Les entreprises ont initialement été attirées par le potentiel des solutions EFSS (Enterprise File Sync and Share - Synchronisation et de partage de fichiers professionnels) pour résoudre ces problèmes spécifiques.

La gestion de contenu traditionnelle (utilisation du cadre ECM initial, lourd et monolithique, pour définir les hypothèses de base concernant la perception des problèmes de contenu et de processus ultérieurs) semblait bien partie pour durer.

Bienvenue dans l'ère de la gestion de contenu « inversée »

Cet ensemble d'hypothèses a été remis en question par les technologies mobiles, cloud et grand public.En 2015, plus de 60 % des entreprises dotées d'environnements ECM matures faisaient état de graves problèmes en termes de facilité d'utilisation, de mobilité, de problématiques liées au « Shadow IT », ainsi que d'un recours systématique au terrible partage de fichiers pour le travail quotidien.

Les entreprises ont initialement été attirées par le potentiel des solutions EFSS (Enterprise File Sync and Share - Synchronisation et de partage de fichiers professionnels) pour résoudre ces problèmes spécifiques.Dans un premier temps, les équipes informatiques se sont opposées aux solutions EFSS, qu'elles souhaitaient écarter du lieu de travail, ou ont ajouté à contrecœur les outils EFSS à leurs implémentations ECM.L'ECM traditionnelle assurait toujours le gros du travail, tant sur le plan de l'automatisation des processus que de la gouvernance des informations.

Mais le changement s'est amorcé avec l'évolution de certains acteurs EFSS, qui se sont transformés en réelles plates-formes de gestion de contenu dans le cloud.Les fonctionnalités de l'ECM traditionnelle de base (contrôle des versions, gouvernance, enregistrement/vérification, gestion de la rétention des données) ont été intégrées aux outils de bureau utilisés au quotidien par les travailleurs du savoir.Du fait de l'évolution de Box, Office 365, G-Drive, et Dropbox, les niveaux de prix applicables aux coûteuses fonctionnalités ECM de base ont commencé à baisser, et continuent dans cette voie.

Dans le même temps, le monde des processus de back-end entamait une mutation radicale.La rupture amorcée par le cloud a commencé à redéfinir les modèles de logiciels d'entreprise qui perduraient depuis plusieurs décennies.Les applications SaaS d'entreprise ont permis d'offrir des fonctionnalités haut de gamme aux entreprises qui n'y avaient jamais eu accès auparavant.Pensez à la façon dont Salesforce a redéfini l'automatisation des ventes,Or how Workday redefined HR solutions.Sans oublier Netsuite et les solutions ERP.La liste est longue.

Les outils que les travailleurs du savoir utilisent sur leur bureau ne sont plus un sous-ensemble des outils permettant d'exécuter les processus sur site définis par l'ECM.Deux évolutions radicales sont en cours.

1. Les processus sont repensés dans le cloud sur les modèles SaaS.
2. Les systèmes de gestion de contenu qui optimisent ces solutions SaaS sont déterminés par ce qui se passe sur le bureau.

La gestion dans le cloud axée sur l'utilisateur final et les solutions d'entreprise basées sur SaaS génèrent la demande d'une nouvelle vue « inversée » de la gestion du contenu, ce qui constitue une véritable révolution.

Découvrez comment combiner une stratégie SaaS avec une stratégie de gestion de contenu dans le cloud, et rester en phase avec les exigences d'une entreprise en pleine mutation ou en développement.

Téléchargez cette nouvelle fiche-conseil AIIM et découvrez 5 raisons pour lesquelles la révolution SaaS nécessite une stratégie de contenu unifiée.