Illuminer la principauté de Monaco

La Société Monégasque de l’Électricité et du Gaz (SMEG) assure depuis plus de 132 ans la fourniture et la distribution de l’électricité et du gaz sur tout le territoire de la Principauté de Monaco. Elle assure également la maintenance et l’exploitation des installations de l’éclairage public ainsi que la fourniture et la distribution du chauffage et de froid par réseau sur une partie du territoire. La sécurité, le service clients, l’innovation dans le plus grand respect des normes environnementales constituent ses préoccupations majeures.

Avec plusieurs centaines de milliers de touristes par an, une forte activité économique et évènementielle, l'infrastructure en place doit fonctionner optimalement.

Thomas Cartereau, directeur des systèmes d'information de la SMEG, gère une équipe chargée du développement numérique des opérations de l'entreprise. Il explique pourquoi la SMEG s'est intéressée au cloud il y a près de dix ans : « L'ancien système ne nous permettait pas de partager de fichiers avec l'extérieur. Notre problématique était d'offrir un service très disponible, sûr et accessible, à tous et de partout. »

Les membres de l'équipe travaillent avec différents types de contenu, notamment des feuilles de calcul, des PDF, des documents Word, des JPG, des fichiers XML et des vidéos. Il était difficile de collaborer avec les partenaires, les fournisseurs et les sous-traitants indépendants en utilisant les outils de contenu sur site de la SMEG. Par ailleurs, les employés qui se tournaient vers le shadow IT créaient une véritable menace de sécurité, un problème courant dans les entreprises en retard sur la numérisation des applications grand public.

Gagner des semaines grâce à un contenu numérisé et sécurisé dans le cloud

La SMEG est une entreprise solide qui compte des centaines de partenaires. La collaboration externe est donc essentielle pour maintenir les activités. « Avant Box, », se souvient M. Cartereau, « tous nos documents étaient stockés sur des serveurs dans nos centres de données. On ne pouvait pas y accéder depuis l'extérieur, ce qui rendait la collaboration difficile. »

La solution choisie devait être sécurisée, évolutive et durable pour que l'équipe puisse continuer à la développer. Le cloud était le choix évident, mais pas n'importe quel cloud. La SMEG avait besoin d'une solution de gestion de contenu dans le cloud qui permette de collaborer en interne et en externe sur plusieurs téraoctets de fichiers sans compromettre la sécurité ou la conformité. Elle avait également besoin d'une plateforme qui permette aux collaborateurs de continuer à travailler dans Microsoft Office et Google Workspace, deux plateformes couramment utilisées dans l'entreprise.

Cette vision s'est concrétisée avec le Content Cloud. Les partenaires externes ont chacun leur propre compte Box pour collaborer directement avec la SMEG, et les équipes peuvent désormais travailler ensemble virtuellement. M. Cartereau ajoute : « La numérisation des documents nous a fait gagner un temps précieux. La solution Box nous a permis de mettre en place des flux de documentation au sein des départements, ce qui, dans certains cas d'usage, nous a fait gagner jusqu'à trois semaines. »

Plus de 2 500 incidents de sécurité signalés

M. Cartereau explique : « Dans notre contexte de travail, et avec autant de partenaires externes, il était important que nous puissions gérer finement la traçabilité des accès ainsi que les droits et la sécurité des fichiers ». Pour y parvenir, la SMEG a collaboré avec Box sur des outils de sécurité particuliers.

• Box Zones permet à la SMEG de conserver les données sur le territoire européen, ce qui est essentiel pour la réglementation régionale
• Box Sign a été déployé rapidement pour améliorer les flux de travail des partenaires et a rencontré un vif succès. Les équipes et les fournisseurs ont facilement adopté ces nouvelles méthodes de travail
• Box Shield est utilisé pour sécuriser certains types de contenus réglementés

Les paramètres de classification de Shield ont permis à la SMEG de bloquer plus de 2 000 tentatives de partage de liens sensibles en empêchant les utilisateurs de les générer en premier lieu. Shield a également signalé environ 2 500 incidents de sécurité potentiels. « Il nous paraissait évident de souscrire à Shield », déclare M. Cartereau. « La sécurité numérique est l'une de nos préoccupations majeures, et Box Shield nous a permis de renforcer de manière drastique la sécurité de notre espace de stockage dans le cloud. »

L'équipe informatique de la SMEG apprécie particulièrement le logiciel antivirus intégré de Shield. Shield suit également tous les accès suspects aux fichiers (par exemple, les connexions dans des zones non souhaitées) pour s'assurer que l'accès est toujours légitime et sûr. « Grâce à Box Shield », confirme-t-il, « je me sens aujourd'hui plus en sécurité. »

La relation étroite avec Box

La SMEG a soigneusement préparé le passage au Content Cloud avec l'étroite collaboration de Box. Box Consulting l’a aidée à concevoir une approche optimale, basée sur l'expérience d'autres entreprises du même type, de la même taille et du même comportement en matière de contenu. Pouvoir élaborer une feuille de route vers le Content Cloud en collaboration avec Box et bénéficier du retour d'expérience de ses experts a permis à l'équipe de M. Cartereau de construire le bon environnement numérique pour la SMEG.

Grâce à cette approche bien conçue, M. Cartereau affirme : « Même il y a sept ans, nous avons pu nous orienter vers le cloud sans rencontrer de réticence. »

La SMEG travaille toujours en étroite collaboration avec son Customer Success Manager Box, qui a aidé à construire la relation technologique au fil des ans et reste essentiel au partenariat. Pour M. Cartereau, cette relation est mutuellement bénéfique : « Notre relation avec Box nous permet d'interagir avec la feuille de route et de décider des fonctionnalités que nous voulons déployer. En retour, Box bénéficie des commentaires de nos utilisateurs. Cette relation est essentielle pour nous, jour après jour. »

Le triomphe de la modernisation dans un lieu historique

L'entreprise a pu préserver plus de 1,4 million de versions de fichiers grâce à Box. Elle compte désormais 125 utilisateurs mobiles, et a économisé plus de 1 400 e-mails en privilégiant le partage via le Content Cloud. Grâce à ces résultats impressionnants, Box est aujourd'hui utilisé dans toute la SMEG pour la collaboration externe et interne. Abandonner les processus papier au profit d'une stratégie de contenu dans le cloud, évolutive et sécurisée, permet à la SMEG de rester compétitive à l'ère numérique.

La solution Box est au cœur de notre écosystème numérique. Son utilisation s'est répandue dans tous les métiers, dans tous les usages.