Rétablir l'harmonie dans une anarchie numérique

Walker & Dunlop œuvre au financement des collectivités, dans lesquelles les gens vivent, travaillent, achètent et jouent. En 2021, l'entreprise a réalisé plusieurs transactions immobilières pour une valeur de 68 milliards de dollars (notamment des appartements, des bureaux, des boutiques, des bâtiments industriels et des propriétés hôtelières), la plaçant parmi les trois plus grandes entreprises de financement et de ventes dans le domaine de l'immobilier commercial.

En outre, l'entreprise s'est développée rapidement, son envergure ayant plus que doublée au cours des cinq dernières années, pour dépasser le milliard de dollars de revenus en 2021. En parallèle à cette croissance à deux chiffres d'une année sur l'autre, les équipes technologiques, ventes et celles chargées des opérations bancaires ont eu de nombreux défis à relever. Le volume considérable de financements et la complexité de chaque transaction a conduit à une augmentation exponentielle des fichiers, des documents et autres médias numériques. L'entreprise a eu des difficultés à trouver une solution pour gérer la paperasse numérique et rendre la collaboration interne et externe simple et sécurisée.

Il est devenu évident que l'entreprise avait besoin d'un système de gestion de contenu intelligent capable de correspondre à son approche business axée sur la transformation. Parmi les exigences clés, la plateforme devait prendre en charge la collaboration virtuelle pour plus de 1 200 employés américains travaillant sur 40 sites différents à travers le pays, tout en intégrant des outils tels que Salesforce de manière sécurisée. Après une recherche poussée, Walker & Dunlop a porté son choix sur Box.

Une plateforme unique et sécurisée pour un volume de contenu conséquent

Le volume de transaction de Walker & Dunlop a dépassé 68 milliards de dollars en prêts et ventes de propriété en 2021. De plus, W&D détient l'un des portefeuilles de services bancaires les plus importants des États-Unis avec plus de 115 milliards de dollars de prêts. Au fil des ans, l'entreprise a accumulé des millions de documents totalisant plus de 53,4 To de contenu, désormais stocké sur Box

« Une grande quantité de documents est destinée aux transactions financières liées à l'immobilier commercial, » explique Michael Glick, DSI, Walker & Dunlop. » « Nous avons tenté à plusieurs reprises de tout organiser au sein d'une seule plateforme, mais rien n'a réellement fonctionné. Il n'y avait aucune cohérence. C'est comme si vous vous mettiez à chercher quelque chose chez vous que vous aviez rangé il y a plusieurs années. Ce que vous cherchez peut se trouver au grenier, dans un carton au sous-sol, ou encore dans le garage. »

Walker & Dunlop avait besoin d'un système pour simplifier et régler le problème de manière sécurisée ; et le Content Cloud l'a fait.

Tirer parti de la puissance de l'intégration de Box et Salesforce

Salesforce représente le système de gestion de la relation client de Walker & Dunlop, ainsi que l'application clé de gestion du cycle de vie de chaque prêt, de la demande à la clôture, et aux opérations associées, en passant par l'introduction de produits de placement. La majorité des employés de l'entreprise utilise Salesforce quotidiennement pour travailler sur les opérations de prêts et d'introduction. Cela nécessite une configuration complexe au niveau des dossiers et des autorisations, gérée dynamiquement et optimisée par les données et les actions de Salesforce. L'ensemble du contenu lié à ces catégories doit être enregistré dans les dossiers correspondants.

« Nous ne disposions pas d'un système de qualité pour organiser les documents transactionnels, » explique Michael Glick en décrivant le défi auquel l'entreprise a dû faire face. « Notre documentation était très désorganisée. Nous devions amorcer un semblant de processus afin de tout regrouper et de faire en sorte que les collaborateurs puissent accéder rapidement aux éléments dont ils avaient besoin, sans avoir à effectuer des recherches chronophages et fastidieuses. Ainsi, lorsque nous nous sommes mis à la recherche d'une plateforme de gestion de contenu, l'une de nos priorités était une intégration fluide avec Salesforce. Nous ne voulions pas d'un patchwork, mais d'un véritable système unifié. À présent, grâce à Box, nous pouvons accéder directement aux documents souhaités depuis Salesforce. »

Une solution qui satisfait toutes les exigences pour Walker & Dunlop

Bailey Russell, employée depuis cinq ans, est aujourd'hui cheffe de produit chez Walker & Dunlop. Pour elle, il est plus beaucoup plus simple d'accéder au contenu maintenant que l'entreprise utilise Box.

« Avant Box, nous n'avions pas d'application mobile, il était donc très compliqué d'accéder au contenu en déplacement, » explique Bailey Russell. « Je me souviens que je m'envoyais des copies des documents dont j'avais besoin pour y accéder ultérieurement, car c'était le seul moyen de les consulter sur mon appareil mobile. Lorsque nous avons commencé à travailler à distance, Box a changé la donne. Il est tellement plus simple pour nos utilisateurs d'accéder aux documents sur leurs téléphones ou autres appareils personnels au lieu de se rendre sur le réseau d'entreprise, en particulier dans un environnement de travail flexible. »

L'un des aspects clés du processus de transaction de Walker & Dunlop implique une importante collaboration avec les clients et le personnel interne sur différents types de documents, c'est pourquoi une plateforme basée sur le cloud était le meilleur choix pour répondre aux besoins de la workplace.

« Elle devait être robuste, dans le sens où elle devait fournir une bonne disponibilité, une excellente évolutivité et également une sécurité hors pair, » explique Michael Glick. « Ces demandes étaient non négociables. Et nous avons cherché une entreprise qui donnait l'impression de pouvoir nous accompagner sur le long terme. »

Nous allions effectuer un investissement majeur et nous avions besoin de faire entièrement confiance à cette solution. Box cochait toutes les cases de notre liste d'exigences.

Box en action avec Salesforce

Walker & Dunlop intègre Box au flux de travail Salesforce pour optimiser le cycle de vie programmatique, étant donné que la plupart des organisations utilisent Salesforce uniquement comme amorce pour la création de dossiers destinés au contenu relatif aux comptes. En gouvernant intégralement l'ensemble du cycle de vie d'une opportunité, l'entreprise fournit au personnel de traitement des prêts un portail unique pour accéder aux commandes souhaitées.

Pour Michael Glick, Box s'adapte de manière simple et sans faille au cycle de vie de toute opportunité chez Walker & Dunlop.

Dès lors qu'une opportunité est créée, Box produit automatiquement une structure de dossier prédéfinie basée sur les règles établies par l'entreprise. Le résultat ? Une structure définie adaptée au cycle de vie de l'opportunité de prêt.

« Lorsqu'un utilisateur clique sur l'onglet Box de l'opportunité, celui-ci est redirigé vers la structure de dossier de l'opportunité et peut commencer directement à travailler. Cela a été un réel boost pour notre productivité chez Walker & Dunlop. »

Créer une approche transformatrice de l'activité avec Box Consulting

Lorsque Walker & Dunlop a décidé de déployer Box pour tous ses employés, le management a réalisé les complexités potentielles associées à la migration de l'ensemble du contenu disséminé chez de nombreuses équipes. Chaque équipe utilisait des structures de dossiers très différentes et chaque membre avait un rôle distinct.

« L'ensemble du contenu était éparpillé, la migration vers Box a donc nécessité beaucoup de planification et de gestion des changements, » explique Bailey Russell. « Box Consulting nous a encouragé à identifier les responsables de contenu dans chaque équipe chez W&D et à développer les nouvelles structures de dossier. Nous avons rencontré les responsables de contenu pour comprendre où leur équipe stockait le contenu, les autorisations qui étaient requises et ce dont ils avaient besoin pour avancer. La migration vers Box était également l'occasion de mettre de l'ordre dans le contenu existant. La collaboration continue avec Box Consulting nous a beaucoup aidé dans la gestion des changements et les aspects techniques de chaque migration. »

Bailey Russell est très reconnaissante envers l'équipe de Box Consulting.

« L'équipe de Box Consulting a été très réactive, a répondu à toutes nos questions et a mis du personnel à notre disposition, même pendant les week-ends. Ils ont été fantastiques ; j'ai adoré travailler avec eux. »

Maintenant que l'entreprise a réussi sa migration vers Box, Michael Glick et Bailey Russell indiquent être bien positionnés pour atteindre leurs nouveaux objectifs de croissance ambitieux exposés par le PDG Willy Walker. L'objectif annoncé de Willy Walker est de doubler à nouveau la taille de l'entreprise d'ici 2025, et Box sera une solution essentielle et un partenaire technologique clé dans ce parcours.