Transformation der Zusammenarbeit im Hochschulwesen

Gelangt die Sozialversicherungsnummer von Student:Innen in die falschen Hände, kann das für Bildungseinrichtungen wie die Duquesne University schlimme Folgen haben. Dank der automatischen Klassifizierung mit Box Shield wehrte das IT-Team der Hochschule kürzlich einen Angriff von Unbefugten ab, die versuchten, Zugriff auf eine Sozialversicherungsnummer in einem geschützten Dokument zu erhalten.

Tom Dugas, Assistant Vice President und Chief Information Security Officer der Duquesne University, nutzt die Funktionen für Klassifizierung, Governance und Sicherheit von Box, um die fast 42 TB an Inhalten der Bildungseinrichtung zu schützen. Mit der Content Cloud ermöglicht das IT-Team Benutzer:Innen nahtlose Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Einhaltung aller Compliance-Anforderungen und Datenschutzstandards.

„Ich habe drei Hauptaufgaben“, erklärt Dugas. „Die erste besteht darin, ein umfassendes Cybersicherheitsprogramm für die Universität zu entwickeln. Außerdem bin ich für das Programm zur Identitäts- und Zugriffsverwaltung verantwortlich. Und das Dritte ist unser Programm zur Daten-Governance.“

Für alle drei nutzt Dugas die Technologieplattform Box, welche er bereits von seiner früheren Tätigkeit bei Carnegie Mellon kannte. Nach seinem Wechsel zur Duquesne University vor sechs Jahren setzte er deshalb erneut auf Box, um die Daten von mehr als 8.000 Student:Innen, das geistige Eigentum der Privatuniversität und die Daten ihrer Mitarbeiter:Innen zu schützen.

Mit der Content Cloud Inhalte in der interdisziplinären Community freigeben

Die Duquesne University ist eine hochrangige katholische Bildungseinrichtung, für welche das Engagement für die Gemeinschaft einen hohen Stellenwert innehat. Dugas sagt: "Wir waren nicht sehr gut darin ein echte Community aufzubauen, weil der Ansatz bezüglich des Invormationsaustausches arg veraltet war. „Wir hatten nicht die richtigen Tools und Techniken, um zu verstehen mit wem wir hier überhaupt Datenaustausch betrieben.“

Die kleine Hochschule, welche im Rahmen mehrerer Doktorandenprogramme zu großen Themen forscht, benötigte ausgefeiltere Möglichkeiten zur Datenfreigabe und Zusammenarbeit. Student:Innen, Lehrkräften, Personal und externen Partner:Innen fehlte es an Lösungen, um Daten problemlos zu verwalten, zu schützen und zu teilen. „Die Datenkontrolle wurde von der IT sehr strikt gehandhabt und grundsätzlich nicht an andere übertragen“, sagt Dugas. „Es herrschte eine sehr risikoscheue Kultur.“

Dugas beschloss, diese Kultur zu verändern und für die Beteiligten Möglichkeiten zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zu schaffen. Dank Box konnte das Team von Dugas seine technischen Kapazitäten schnell und einfach erweitern. Auch die Kooperation mit anderen Bereichen und Institutionen ist jetzt möglich. „Heute“, so Dugas, „arbeiten wir sicher an großen Datendateien oder Studien, ohne uns um eigene Dateien Sorgen machen zu müssen.“

Hochschulen haben komplexe Compliance-Anforderungen

Das Hochschulwesen unterliegt zahlreichen regulatorischen Vorgaben. Zu den von Universitäten verarbeiteten Daten gehören personenbezogene, Finanz- und Gesundheitsdaten von Student:innen genauso wie wertvolles geistiges Eigentum. Hochschulen müssen daher in Bezug auf ihren Umgang mit Inhalten viele verschiedene Vorschriften einhalten:

• HIPAA (US-Gesetz zum Schutz von Gesundheitsdaten)
• FERPA (US-Gesetz über den Zugriff auf Ausbildungsunterlagen von Schüler:Innen und Student:Innen)
• DSGVO
• California Consumer Protection Act (kalifornisches Verbraucherschutzgesetz)
• Chinese People’s Protection Act (chinesisches Datenschutzgesetz)
• Gesetze verschiedener US-Bundesstaaten

Diese Liste ließe sich beliebig fortführen.

Durch die Verwendung von Box Shield in Kombination mit Box Governance stellt die Duquesne University sicher, dass jede ihrer Fakultäten und Abteilungen sowie alle Personen, die Zugriff auf Inhalte haben, die jeweils für sie geltenden Compliance-Anforderungen erfüllen. So können beispielsweise Forscher:Innen Daten mit HIPAA-Bezug zu Studienzwecken in Box aufbewahren. Dasselbe gilt für die medizinischen Einrichtungen auf dem Campus. Die Sportfakultät wiederum verwendet Box und bleibt dabei konform mit den Vorschriften der NCAA. Und die Zweigstellen der Universität in Irland und Italien arbeiten im Einklang mit der DSGVO.

Zudem müssen verschiedene interne Governance-Regeln eingehalten werden, die nicht unbedingt staatlich verordnet sind, sondern von der Universität selbst auferlegt werden. Beispielsweise für die Beschwerdeausschüsse der Universität, welche Beschwerden von Student:Innen, Fakultätsmitgliedern und Personal bearbeiten. Diese Ausschüsse unterliegen eigenen Datenschutz- und Governance-Anforderungen, weshalb die IT ihnen in der Content Cloud eine separate, geschützte Arbeitsumgebung einrichtete, in der sie Inhalte mit Bezug zu Fallstudien sicher freigeben können.

Automatische Klassifizierung schützt Inhalte vor unbefugtem Zugriff

Das alte System erforderte jedes Mal die Unterstützung durch die IT, wenn Mitarbeiter:Innen die Zugriffsparameter bestimmter Inhalte ändern wollten. Die Mitarbeiter:Innen mussten ihre Anfrage umständlich über Tickets einreichen, auf etwaige Änderung warten – und das ganze System wurde nicht gewartet.

Mit Shield konnte das Team Klassifikationen einrichten, anhand derer automatisch identifiziert wird, wie ein bestimmter Inhalt zu schützen ist – beispielsweise, ob er für alle an der Universität oder nur intern verfügbar sein soll. Daneben können sowohl IT-Admins als auch Mitglieder der Community manuell Klassifikationen einrichten. Mithilfe der Steuerung von Zugriffsidentitäten kann das Team von Tom Dugas Regeln für Berechtigungen und verschiedene Rollen erstellen, durch welche die richtigen Personengruppen die richtige Art von Zugriff erhalten.

Dateiwiederherstellung in Sekunden statt Tagen

In der Vergangenheit musste zur Wiederherstellung einer alten Dateiversion ein Ticket beim Helpdesk eingereicht werden; Wartezeiten von bis zu zehn Tagen waren keine Seltenheit. Im Detail sah der Prozess folgendermaßen aus:

• Die Person, welche eine Datei versehentlich gelöscht hatte, musste zum Telefonhörer greifen und den Helpdesk anrufen.
• Der Helpdesk sendete ein Ticket an das Team, das für die Datenspeicherung zuständig war.
• Die Mitarbeiter:Innen dieses Teams machten sich persönlich auf den Weg zu dem – manchmal außerhalb gelegenen – Ort, an dem die Daten aufbewahrt wurden.
• Sie kehrten mit einem Datenträger zurück, luden die Daten hoch und stellten sie wieder her. Erst dann ging die Datei zurück an die Person, welche sie angefragt hatte.

Heute ist die Wiederherstellung verloren gegangener Dateien oder alter Dateiversionen eine automatische Funktion von Box, die nicht mehr als 20 Sekunden in Anspruch nimmt. Zwar lässt sich nur schwer beziffern, wie viel Zeit und Produktivität durch die Vereinfachung dieses Prozesses gewonnen werden. Dennoch ist sich Dugas sicher, welchen Wert die neue Funktion für alle an der Universität besitzt: „Es ist vor allem für die Endnutzer:Innen ein riesiger Vorteil im Hinblick auf die Kontrolle. Sie können so viel löschen, wie sie wollen. Auch wenn jemand aus Versehen den ganzen Dateiserver löscht, können wir ihn in wenigen Minuten zurückholen.“

Praktische Funktionen und einfache Verwendung – für 10.000 Benutzer:Innen

Sicherheit war ein ausschlaggebender Faktor als die Wahl auf Box viel, doch so sicher eine Content-Plattform auch ist, sie muss auch benutzerfreundlich sein. Als die Duquesne University Box einführte, gehörten die Dozent:Innen zu den ersten, die sich damit vertraut machten. In der Pandemie wurde dann die Content Cloud für Mitarbeiter:Innen interessant. In der neuen hybriden Arbeitsumgebung war es von großem Vorteil, von überall aus per Smartphone oder Computer auf Box zugreifen zu können. Inzwischen wird Box schon den Studienanfänger:Innen und neuen Mitarbeiter:Innen der Fakultäten und der Verwaltung zur Verfügung gestellt. Das Box-Konto der Universität wird heute von fast 10.000 Personen genutzt.

„Bei dem alten System waren die Benutzer:Innen mit der Suchfunktion unzufrieden, hatten Probleme mit der Versionskontrolle, wussten nicht, wer außer ihnen zu den Mitwirkenden gehörte, und kamen nicht mit der Benutzeroberfläche zurecht“, erzählt Dugas.

Box hat all diese Usability-Probleme und unübersichtlichen Arbeitsabläufe beseitigt. Besonders begeistert zum Thema der Content Cloud äußert sich zum Beispiel die Finanzabteilung, welche sich um die Belange der Universität als Unternehmen kümmert. Vor dem Wechsel zu Box hatte das Team jahrzehntelang Microsoft Office auf traditionellen Dateiservern genutzt. Nun haben die Mitarbeiter:Innen viel mehr Kontrolle über den Zugriff auf Inhalte und das Auditing und müssen nicht ständig die IT-Abteilung um Hilfe bitten. Sie können Berechtigungen nach Bedarf erteilen und müssen sich beim Arbeiten per Remotezugriff nicht mit einem VPN verbinden, um auf Daten ihrer Abteilung zuzugreifen.

Anstatt große Dateien als Anhang zu senden, nutzt das Team die Freigabe-Links von Box. Teammitglieder können auf dem Desktop oder in der Web-App gemeinsam an Microsoft Office-Dateien arbeiten – alle Änderungen werden automatisch in Box gespeichert. Mit der Content Cloud erhöht sich somit für das Team nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Produktivität.

Die wichtigsten Vorteile von Box – Zeitgewinn inbegriffen

„Box liegt der Hochschulsektor sehr am Herzen“, sagt Dugas. „Sie haben viele unserer Vorschläge aufgenommen und in das Produkt eingebaut.“

Derzeit stehen für ihn die folgenden Vorteile von Box an erster Stelle:

• Box ist äußerst anwenderfreundlich und überzeugt mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und Navigation.
• Die Transparenz von Box rund um die Dateiverwendung übersteigt bei Weitem die Erwartungen von Dugas an einen Dateidienst.
• Box bietet Kontrolle über Ordner, sodass Inhalte sowohl auf allgemeiner Ebene oder je nach Anwendungsfall anhand von granularen Berechtigungen freigegeben werden können.

Dugas freut sich bereits auf weitere Funktionen von Box und plant als Nächstes die Einführung von Box Sign in Kombination mit Relay. „Für Institutionen der Hochschulbildung wie unsere ist es ein Game-Changer“, sagt Dugas voraus. „Box wird die Art und Weise, wie zahlreiche Universitäten ihre Dienstleistungen gegenüber der Gemeinschaft erbringen, in absehbarer Zeit enorm verändern.“

Dugas betont, dass nicht nur die Dozent:Innen und das Personal der Universität, sondern auch die Studierenden zu den Box-Begeisterten gehören – für ihn ein weiteres wichtiges Argument: „Wenn es ihnen gefällt, dann nehmen sie es nach dem Studium mit in die Geschäftswelt und können damit dort noch mehr erreichen.“