Die Schattenseite erfolgreichen Wachstums

Unternehmen, die durch Übernahmen schnell wachsen, haben in der Regel ein ganz spezielles Problem: Wie kann das Onboarding neuerer Teams mit konsistenten Inhalts-Praktiken durchgeführt werden, und wie können ihre Inhalte schnell und effizient in das Unternehmen integriert werden? Vor dem Einsatz der Content Cloud bereitete dieser Prozess der IT viel Kopfzerbrechen.

FINN Partners setzte Box als Tool ein, um das herkömmliche File-Sharing-Modell zu ersetzen. Als eine der weltweit größten unabhängigen Kommunikationsagenturen mit mehr als 1.400 Mitarbeitenden ist FINN Partners sowohl organisch als auch durch Akquisitionen auf seine derzeitige Größe von 33 Niederlassungen auf fünf Kontinenten gewachsen.

Als Gareth Cleland, Global Director of IT, vor zehn Jahren (vor der Einführung von Box) in das Unternehmen eintrat, musste er feststellen, dass die Teams mit separaten, isolierten Mail- und Inhalts-Servern arbeiteten. Je nach Niederlassung und Team nutzten die Mitarbeitenden ihre alten Inhalts-Tools aus den übernommenen Unternehmen. Dies bedeutete, dass die Mitarbeitenden weltweit in Bezug auf Kommunikation und Zusammenarbeit nicht miteinander verbunden waren. Cleland hatte bei einer früheren Stelle in einem internationalen Architekturunternehmen bereits Erfahrungen mit Box gemacht und nahm an, dass Box die richtige Lösung für dieses lästige Problem sein würde.

Box erst ausprobieren, dann voll einsteigen

FINN Partners möchte weiterhin durch die Akquisition neuer Unternehmen wachsen. Manche davon sind sehr klein und haben nur fünf bis zehn Mitarbeitende. Andere sind recht groß und haben eine Belegschaft mit weit über 100 Menschen. Während die kleine Niederlassung in München ihre Dateien beispielsweise lokal auf einem sehr kleinen, unter einem Schreibtisch aufgestellten Server speicherte, replizierte die deutlich größere Niederlassung in New York alle Dateien zum Backup auf einem externen Server. Diese unterschiedlichen Vorgehensweisen im Bereich der IT behinderten die Zusammenarbeit der Teams und es gab keine zentrale, effiziente Plattform für Inhalte. „File Sharing war ein absoluter Albtraum“, erinnert sich Cleland. „Also habe ich ein Projekt gestartet, um herauszufinden, wie wir das Speichern unserer Dateien standardisieren können, damit alle gleichermaßen darauf zugreifen können.“

Im Rahmen einer Pilotimplementierung migrierte Clelands Team die Niederlassungen im Mittleren Westen in Detroit und Chicago auf Box. Diese Teams arbeiten tendenziell häufig zusammen, sodass sie viele Dateien und Inhalte gemeinsam nutzen. Obwohl es sich bei den Dateien in der Regel um Standardformate und kleine Dateigrößen handelt – vor allem Word-Dokumente und Powerpoint-Präsentationen – waren Zusammenarbeit und Speicherung nach wie vor eine Herausforderung.

Cleland erklärt: „Wir haben in diesen Niederlassungen ein Box Pilotprojekt aufgesetzt und die Mitarbeitenden zur Übertragung von Dateien und zur Verwaltung von Box geschult. Es war ein voller Erfolg. Die Mitarbeitenden waren sofort überzeugt. Sie waren mit Box sehr zufrieden. Von da an begannen wir, Box nach und nach in allen Niederlassungen einzuführen.“

Von FTP zu Box Shuttle und Box Drive

In den ersten Tagen der Implementierung von Box war Clelands Team auf FTP angewiesen, um die Dateien von den einzelnen Dateiservern der übernommenen Unternehmen in die Content Cloud zu migrieren. Heutzutage sind lokale Server laut Cleland allerdings Schnee von gestern. „Sie haben Dateien im Online-Speicher, und jetzt verwenden wir Box Shuttle, um all diese Dateien in Box zu migrieren.“

Die Einführung von Box Drive erleichterte auch das Änderungsmanagement, da die meisten Menschen mit dem Konzept eines Dateilaufwerks vertraut sind. „Viele unserer Mitarbeitenden sind seit 30 Jahren in der Branche tätig. Sie verstehen auch ohne zusätzliche Schulungen, wie Box Drive funktioniert, da das Prinzip dem eines Dateiservers gleicht. Sie wissen, wo sich die Dateien befinden, und können einfach auf sie zugreifen“, so Cleland.

Diese einfache Einführung war von entscheidender Bedeutung, da FINN Partners in den letzten Jahren 14 neue Unternehmen übernommen hat, um seine Geschäftsbereiche zu stärken und sich auf neuen Märkten zu etablieren. Die Mitarbeitenden jedes neuen Unternehmens verfügen über ein unterschiedliches Maß an technischem Fachwissen. Mit Box wurde der Übergang für alle Teams einfacher.

Dank Box Integrationen müssen keine neuen Tools erlernt werden

FINN Partners verlässt sich auch auf die Bibliothek von bewährten Integrationen, die Box anbietet. So können alle Mitarbeitenden ihre Produktivität mit den Tools aufrechterhalten, die sie für ihre Arbeit bevorzugen (und brauchen). „Wir haben Integrationen in gängige Anwendungen wie Slack entwickelt. Die bei weitem am meisten genutzte und erfolgreichste Integration ist allerdings die in unser ERP-System Netsuite“, so Cleland weiter. FINN Partners nutzt Netsuite für die Verwaltung aller Kundendatensätze, einschließlich Finanzdaten wie Spesenabrechnungen und Verträge.

Bei so vielen Teams, die regelmäßig an Bord kommen, ist eine agnostische Speicherebene wie Box, die Dutzende von anderen Tools einbinden kann, enorm wichtig. Dank der zahlreichen Integrationen können die meisten neuen Teammitglieder weiterhin in ihrer bevorzugten Software arbeiten. Vor allem aber können über mehrere Orte verstreute Teammitglieder in Echtzeit gemeinsam an Dateien arbeiten, was bei früheren Microsoft-basierten Workflows nicht möglich war.

Durch die Umstellung auf Box können die Teams von FINN Partners:

• Sicherstellen, dass alle Teammitglieder zusammenarbeiten können, unabhängig von ihrem Standort
• Einzelnen Teammitgliedern ermöglichen, auf gewohnte Art und Weise zu arbeiten
• Alle Inhalte vereinheitlichen – auf einer einzigen, sicheren Speicherebene

„Box ist wie eine agnostische Speicherebene, auf welcher ihre IT-Kontrollen aufgesetzt werden können. Das ist einer der wichtigsten Punkte für uns", sagt Cleland. „Mit Box ist es egal, welche App verwendet wird.“

Zusammenarbeit über Box Zones

Die Content Cloud ist jetzt die Standardplattform für die Speicherung und Zusammenarbeit aller Kundendateien sowie für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden. Die Zusammenarbeit muss jedoch durch Datensicherheit und Compliance unterstützt werden. Deshalb nutzt FINN Partners außerdem Box Zones in den USA, Irland und Deutschland, im Vereinigten Königreich sowie in Japan und Singapur.

Für die Zukunft plant das Unternehmen, die Nutzung von Box durch noch mehr Funktionen und Tools zu erweitern. Die Personalabteilung hat beispielsweise damit begonnen, Box Governance zur Verwaltung der Aufbewahrungsanforderungen für personalbezogene Inhalte einzusetzen – z. B. Personalakten, die aufbewahrt und geschützt werden müssen.

Da sich Inhalte leicht importieren, verwalten, freigeben und sichern lassen, ist die Content Cloud zu einem wesentlichen Bestandteil der Geschäftsentwicklung von FINN Partners geworden.

3 Dinge, die FINN Partners an Box schätzt

Clelands prägnante Aussagen über die Content Cloud:

1. „Box bietet einen sicheren, zuverlässigen Speicherort für unsere Inhaltsdateien – aber auch Flexibilität mit einer Vielzahl von Zugriffsmöglichkeiten.“
2. „Box bietet eine Strategie, von der wir glauben, dass sie uns bei unserer weiteren Expansion helfen wird.“
3. „Durch die Arbeit mit Box erreiche ich jederzeit die Personen, die uns wirklich helfen können – egal, was gerade los ist.“ Sie versuchen, Probleme für uns zu lösen, und das schätzen wir. Ich weiß, dass Box für uns da ist.“

Man kann jedes Tool mit Box verwenden, aber die Daten werden in Ihrer Umgebung kontrolliert und man weiß immer, wo sie sind. Das ist sehr wertvoll für uns. Aus diesem Grund sind wir große Fans von Box.