Vom Autohändler zu technologiegestützten Kfz-Verkäufen

Die Hendrick Automotive Group begann 1976 als kleiner Autohändler und ist heute ein 12-Milliarden-Dollar-Unternehmen mit 100 Autohäusern überall in den USA. Der Aufstieg von den bescheidenen Anfängen zu einem Konzern mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden ist auf einen ausgeprägten Geschäftssinn und die richtige Auswahl bei der Technologie zurückzuführen.

Vice President und CIO Robert Taylor ist seit 21 Jahren bei der Hendrick Automotive Group und hat die technologische Entwicklung im Unternehmen miterlebt – von Inhalten, die über viele Teams und Standorte verteilt waren, zu einer zentralisierten Quelle: der Content Cloud. Seine Meinung: „Wir wählen Partner wie Box, die unsere Vision teilen, die eine Integration mit unseren übrigen Tools ermöglichen und die verstehen, was sie dazu beitragen können, unsere Möglichkeiten als Technologieunternehmen optimal auszuschöpfen. Das ist für mich der große Vorteil, den wir gegenüber einigen unserer Mitbewerber haben.“

Diese Vision – Anbieter Nr. 1 im Automobileinzelhandel der USA zu sein – erfordert genau die richtigen Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumentenspeicherung, Projektmanagement, Genehmigungsverfahren und mehr. Genau diese Anforderungen erfüllt Box bei der Hendrick Automotive Group.

Von Floppy-Disks zur wegweisenden Cloud-Plattform

Ein komplexes Händlernetzwerk wie die Hendrick Automotive Group besteht aus Dutzenden von weit verteilten Teams – nicht nur für Vertrieb und Wartung, sondern auch für Immobilien, Bauwesen und Medienproduktion. Alle tragen zum Wachstum und zur Förderung des Unternehmens bei. Wie in den meisten Traditionsunternehmen wurden Inhalte bei der Hendrick Automotive Group früher auf Floppy-Disks weitergereicht, aber das ist lange her!

Das Unternehmen wechselte vor rund zehn Jahren in die Content Cloud und lizenzierte Box im gesamten Unternehmen. Dazu Taylor: „Die Entscheidung fiel uns sehr leicht, denn wir wussten, dass Box genau die Art von Unternehmen war, mit der wir gerne zusammenarbeiten. Box löst bei uns eine ganze Reihe von Problemen, weil wir damit alle Daten an einem Ort aufbewahren und sie mit allen unseren Geschäftspartnern teilen können, egal in welchem Bereich sie arbeiten.“

Da Inhalte sicher an einem zentralen Ort gespeichert werden können und alle Beteiligten im Unternehmen mühelos Zugriff auf Dateien haben, kann Hendrick seinen Content in vielerlei Hinsicht besser nutzen.

Für das Videoteam ermöglicht Box die schnelle Bearbeitung großer Dateien

David Thompson ist der Media and Video Production Manager des Unternehmens. Seine Abteilung nutzt Box, um Videodateien, Grafiken und die vielen Vorproduktionsdokumente zu verwalten und freizugeben, die mit Marketing-, Werbe- und E-Learning-Material einhergehen. Mit Box kann das Team Revisionen und unterschiedliche Versionen bis zur endgültigen Bereitstellung bearbeiten.

Box ist für die Zusammenarbeit unverzichtbar, vor allem, weil die Teammitglieder in verschiedenen Autohäusern und Büros sitzen. Die Beteiligten arbeiten teils an ihrem Schreibtisch, teils unterwegs. „Mit Box“, so Thompson, „sind wir standortunabhängig. Wir haben Zugriff auf alle Dateien an einem Ort, können uns daraus verlassen, dass sie sicher und geschützt sind –und wissen, dass wir auch große Dateien blitzschnell herunter- und hochladen können.“

Die Content Cloud enthält inzwischen eine Bibliothek mit einem halben Petabyte Mediendateien aus den vergangenen Jahren. Der unbegrenzte Speicherplatz wird vom Medienteam als besonderer Vorzug von Box angesehen. Bei physischen Servern mussten sie ständig um neuen Speicherplatz bitten. Jetzt kann der Content beliebig erweitert werden. Neben dem unbegrenzten Speicherplatz lobt Thompson weiter: „Im heutigen Produktionsumfeld kommt es vor allem auf Geschwindigkeit an und Box hilft uns, Termine einzuhalten, die ohne diesen laufenden Zugriff auf Dateien nahezu unmöglich zu erreichen wären. Ich kann mir nicht vorstellen, Box nicht als Dateispeicherlösung zu nutzen. Es gehört inzwischen zu unserer Arbeitskultur und wir wissen, dass wir uns immer darauf verlassen können.“

Für die Buchhaltung läuft die Kommunikation über Box reibungslos

Denise Marenna ist Vice President of Dealership Accounting bei der Hendrick Automotive Group. Ihr Team nutzt Box für Projektmanagement und Kommunikation, Genehmigungsverfahren und die regelgerechte Speicherung von Dokumenten. Für die Buchhaltung wurde durch die Möglichkeit, alle wichtigen Dokumente an einen zentralen Ort in der Cloud zu migrieren, ein „Riesenberg an Kosten“ für physische Server abgebaut, wie Marenna sagt. Gleichzeitig wurde die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Autohäusern im ganzen Land vereinfacht.

Von diesem mühelosen Zugriff profitieren beide Seiten. Die Buchhaltung kann schneller mit Autohäusern kommunizieren. Und die Autohäuser erhalten leichter Zugriff auf Inhalte – zum Beispiel auf eine Kopie ihrer Zulassung, wenn an einem Samstagnachmittag überraschend ein Prüfer zur Kontrolle der Lizenz auftaucht. Die Möglichkeit, alle Dateien und sonstigen Inhalte zentral zu speichern und mühelos abzurufen, beschleunigt viele Prozesse und macht sie effizienter. Das Ergebnis, so Marenna: „Mit Box können wir die Abrechnung für ein Geschäft in drei Werktagen abschließen. Vorher hat es 10 bis 14 Tage gedauert.“

„Die Abläufe sind weniger komplex“, meint sie, „weil wir in der Box-Umgebung vernünftig kommunizieren können. Box hat die Arbeitsweise im Buchhaltungsteam revolutioniert.“

Für die IT zählen optimale Zusammenarbeit und Benutzerbefähigung

Für das IT-Team selbst hat der Umstieg auf Box unschätzbare Vorteile gebracht. Amy Frost (Director of Information Technology) beschreibt, wie es vor Box aussah: „Dateien waren über die einzelnen Computer verstreut. Die Freigabe war schwierig und für die Zusammenarbeit waren wir auf E-Mail-Anhänge angewiesen. Es war einfach keine Arbeitsweise, mit der man Aufgaben effizient erledigen konnte.“

Dadurch entstand viel zusätzliche Arbeit für die IT-Abteilung, denn sie war letztendlich dafür verantwortlich, Inhalte zu finden und Berechtigungen für den Dateizugriff ad hoc, manuell zuzuweisen. Auch Backups waren aufwendig. Dazu Frost: „Mit der Einführung von Box lösten sich viele dieser Probleme, die mit Freigabe und Berechtigungen zu tun hatten. Es ist einfach sehr praktisch für die Zusammenarbeit.“

Die Mitarbeitenden der Hendrick Automotive Group wollen nicht über die technologischen Prozesse nachdenken müssen, die hinter dem Autoverkauf stehen. Frost drückt es so aus: „Sie denken darüber nach, wie sie ein Auto besser verkaufen können, und wollen nicht überlegen ‚Wie kann ich dieses Arbeitsblatt freigeben, damit die Leute, mit denen ich zusammenarbeite, die richtigen Informationen haben?‘“

Mitarbeiterorientierte Nutzung von Inhalten

Die Zusammenarbeit über Box war für die landesweite Belegschaft ein einfacher Schritt, weil die Mitarbeitenden mit Box trotzdem ihre bevorzugten Dateitypen verwenden können. In ähnlicher Weise sind die in Box gespeicherten Inhalte für alle Benutzer:Innen verfügbar, selbst wenn sie eine bestimmte Software nicht verwenden. So können zum Beispiel Transaktionen, die in NetSuite produziert wurden, von anderen aufgerufen werden, die diese Software nicht verwenden – solange sie die entsprechenden Berechtigungen zur Anzeige bestimmter Dateien haben.

Systems Engineer Dom Gowens erklärt: „Mit Box können wir viel effizienter arbeiten, weil wir Dateien nach Bedarf direkt für andere freigeben können, mit denen wir zusammenarbeiten. Ich sage immer, die Benutzer:Innen wissen besser als wir, welche Anwendungsfälle in ihrer täglich verwendeten Software verarbeitet werden.“

Tim Williams, Director of Business Systems Development and Utilization im Unternehmen, sieht es genauso. Er meint: „Wir ermöglichen unseren Mitarbeitenden die einfache und effiziente Freigabe von Dokumenten in Echtzeit, und das beschleunigt die Kommunikation. Unsere Leute arbeiten so einfach schneller und effizienter.“

Gowens fasst es wie folgt zusammen: „Box als primäres Content Management-System hat uns gezeigt, wie nützlich es ist, alles an einem Ort – einem sicheren Ort – in der Cloud zu haben. Alle können es verwenden, egal in welchem Autohaus oder in welcher Abteilung, um mühelos zusammenzuarbeiten. Das ist der Hauptvorteil, den wir mit Box erleben.“

Optimale Migration mit Box Consulting

Box wird von der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens, von der Medien- und Videoabteilung, der Steuerabteilung, der IT-Abteilung, im Rechnungswesen für die Gruppe und an mehr als 100 Standorten eingesetzt, jeder davon mit Vertriebs-, Ersatzteil- und Finanzabteilungen. Das ist eine Riesenmenge von Inhalten. Einige der Dateien sind schon Jahrzehnte alt und reichen bis in die Gründungstage des Unternehmens zurück.

All diesen Content auf Box zu verschieben, war ein gewaltiges Migrationsprojekt. Gowens beschreibt die Situation vor Box als „Dateien irgendwie überall und auf verschiedene Ordner verteilt“. Er erklärt: „Bei der Migration mussten wir alles neu überdenken und die Anordnung der Inhalte besser an der Nutzung im Unternehmen ausrichten. Der Vorteil der Migration von 100 Autohäusern auf Box besteht für uns in der Einheitlichkeit, die Box uns bietet.“

Selbst nach der Migration sind natürlich für die Suche nach den richtigen Dateien in einer derart großen Bibliothek solide Suchfunktionen, wie Box sie bietet, sowie präzise Klassifizierungs- und Kennzeichnungsmöglichkeiten erforderlich. Dank dieser Funktionen kann die Hendrick Automotive Group ihre Ressourcen in die richtigen Workflows einordnen. Das Team nutzt Box Governance, um die Klassifizierungsrichtlinien an der Content-Sicherheit und anderen Vorgaben auszurichten. Der Zugriff auf verschiedene Dateien und Ordner wird automatisch auf Angehörige bestimmter Autohäuser oder Teams beschränkt.

Die richtige Sicherheitsstufe für jede Datei

Die Box-Integration mit Okta sorgt für eine einfache Verwaltung der Benutzerberechtigungen. In der HR-Abteilung ist der gesamte Prozess für das Onboarding von Mitarbeitenden in Box automatisiert. Wenn jemand neu eingestellt wird, werden die Anmeldedaten in Okta hochgeladen, und wer das Unternehmen verlässt, wird aus der entsprechenden Okta-Gruppe entfernt und hat damit keinen Zugriff auf die Unternehmensinhalte in Box mehr.

„Beim Onboarding-Prozess sorgt die tiefe Integration von Box in unsere Single-Sign-on-Lösung dafür, dass wir keine Datenlecks durch Mitarbeitende erleben, die mehr Zugriff haben, als sie benötigen“, so Williams.

Die Berechtigungen in Box sind äußerst transparent, daher kann die IT auf Anhieb erkennen, wer Zugriff auf welche Inhalte hat und wie diese freigegeben werden. Den einzelnen Inhalten kann eine Kategorie zugewiesen werden und es kann festgelegt werden, ob sie global, extern oder nur innerhalb einer begrenzten Benutzergruppe freigegeben werden dürfen. Dazu Frost: „All diese Funktionen tragen dazu bei, dass alle Beteiligten ein gutes Gefühl haben, weil sie wissen, dass es sich um eine sichere Lösung zur Aufbewahrung von Dateien handelt – wahrscheinlich sicherer als der interne Dateiserver.“

Gowens stimmt ihr zu: „Sicherheit ist in unserem Unternehmen sehr wichtig, weil wir viele sensible Dokumente mit personenbezogenen Daten und Compliance-Auflagen haben. Mit Box können wir uns darauf verlassen, dass diese Dokumente hundertprozentig sicher sind.“

Die Roadmap der Hendrick Automotive Group für die Zukunft mit Box

Zur Partnerschaft zwischen Box und der Hendrick Automotive Group. Frost erklärt: „Was uns an der Partnerschaft mit Box gefällt, ist, dass sie sich für jeden Kern einer neuen Idee im Unternehmen begeistern – vielleicht sogar mehr als wir. Ob es sich um ihr Vertriebsteam oder um die Berater:Innen handelt, die uns unterstützen, sie nehmen sich immer die Zeit, unser Unternehmen besser kennenzulernen und zu erfahren, was verbessert werden könnte.“

Sie fährt fort: „Für die Zukunft wollen wir die gleichen flexiblen Tools für die Zusammenarbeit weiter ausbauen, mit denen die Mitarbeitenden ohne zusätzlichen Aufwand besser arbeiten können.“

Taylor ergänzt diese Einschätzung von Box: „Es ist Teil unserer Arbeitskultur geworden und wir wissen, dass wir uns immer darauf verlassen können. Die Geschwindigkeit, mit der wir Dateien abrufen können, die Klassifizierung, die Dateianforderungen – einfach alle Funktionen – ich kann sie gar nicht alle aufzählen.“

 

„Mit Box können wir unser Team über das ganze Unternehmen hinweg vernetzen, ob wir im Autohaus arbeiten, in einem unserer Büros oder sogar im Außendienst in Kooperation mit unseren Partnern.“

– David Thompson, Media and Video Production Manager, Hendrick Automotive