Förderer der Content Cloud

„Wir machen die schlechten Dinge besser“, sagt Dave Johnson, Global CTO von Hilco Global. „So würde ich die Tätigkeit von Hilco im Grunde zusammenfassen. Wir nehmen uns Assets vor, bei denen ein Problem vorliegt, und verbessern diese für Sie.“

Wie viele andere Unternehmen verließ sich auch diese diversifizierte Finanzdienstleistungsfirma auf lokale File-Sharing-Plattformen, um Unternehmens- und Kundendaten zu speichern. Im Jahr 2014 führte Hilco Box als Cloud-Speicherlösung ein. Das volle Potenzial der Content Cloud musste jedoch erst noch ausgeschöpft werden, selbst als die Belegschaft immer mobiler wurde und die Notwendigkeit der Zusammenarbeit über Jahre ständig wuchs.

Die amerikanische Finanzdienstleistungs-Holding hat hochkarätige Kunden, zu denen große globale Finanzdienstleistungsunternehmen gehören. Hilco kann es sich also nicht leisten, mit ihren Daten auch nur das geringste Risiko einzugehen. Das globale IT-Team unter der Leitung von Johnson erkannte, dass die Möglichkeiten von Box weit über die bisherige Nutzung hinausgingen. Die Mitarbeitenden begannen mit einer Überarbeitung der Inhalts-Praktiken und -Workflows innerhalb des Unternehmens, um schließlich alles auf die Content Cloud umzustellen.

Ein zweijähriger Fahrplan für die Umstellung

Durch die Entwicklung einer völlig neuen Sichtweise auf Daten und darauf, wie sie verarbeitet, gespeichert und freigegeben werden, wurde Hilco zu einem führenden Unternehmen in der globalen Finanzbranche. Als CTO Dave Johnson zu Hilco kam, war das damals verwendete Dateiservermodell „in Ordnung“ und die Leute mehr oder weniger damit zufrieden. Aber das Abrufen von Daten und das Anhängen an E-Mails bot nicht das Potenzial einer optimalen Zusammenarbeit in der Cloud.

Johnson und Susan Nuccio, Head of Information Security, kamen beide von JLL, einem weiteren Kunden von Box, und waren vertraut mit den Möglichkeiten der Content Cloud. Johnson setzte sich gemeinsam mit Operations Manager Dave Zeisler für eine Umstellung auf Box ein. Zeisler erklärt: „Wir führen viele Analysen durch und erstellen zahlreiche Modelle. Dafür ist ein hohes Maß an unternehmensübergreifender Kooperation und Zusammenarbeit erforderlich. Mit Box können wir alles auf eine Weise teilen, die hochgradig sicher, aber auch hochgradig funktional ist.“

„Unsere Vorstellung war, dass ein Unternehmen wie Hilco zu 100 % in der Cloud und komplett von lokalen Servern frei sein müsste“, bestätigt Johnson, „und wir glaubten an das Leistungsversprechen von Box.“ An dieser Stelle kam Box Consulting ins Spiel, um gemeinsam einen zweijährigen Fahrplan für die Verbesserung des Tech-Stacks zu erstellen. Dieser baute auf den Kapazitäten auf, die Hilco bereits mit Box etabliert hatte und deren Nutzung so umgestaltet wurde, dass die Vorteile der Content Cloud voll ausgeschöpft werden konnten.

Vom Zweifel zum vollen Vertrauen

Box Consulting trug dazu bei, die Partnerbeziehung zwischen Box und Hilco durch Beratung zur besseren Nutzung der Content Cloud zu stärken. Box Consulting unternahm folgende Schritte:

• Untersuchung, welche Arten von Inhalten in Umlauf gebracht werden, darunter viele Kundendaten, die mit Microsoft Office erstellt wurden, sowie Fotos
• Befragung von Mitarbeitenden, die Box bereits nutzen, um ein Verständnis für ihr Verhalten zu entwickeln
• Empfehlung einer Kombination von Box Drive und der Webversion von Box an mehrere Teams
• Abhalten von Schulungen dazu, wie Mitarbeitende ihre spezifischen Aufgaben mit Box einfacher gestalten können und insbesondere dazu, wie Box bei der gemeinsamen Nutzung großer Dateien helfen kann

Da Hilco ein Unternehmen ist, das hauptsächlich durch Übernahmen wächst, kommen ständig neue Teams an Bord. Einige von ihnen haben bereits Erfahrung mit der Nutzung der Cloud. Für sie ist Box ein vertrautes und logisches Tool, welches das Change Management für die IT-Abteilung vereinfacht hat. „Sie haben vielleicht noch nicht speziell mit Box gearbeitet, aber mit sehr ähnlichen Tools. So wurde die Cloud-Lösung schnell akzeptiert und dadurch gefördert", so Zeisler.

Für ausgewählte Teams setzte Hilco dann Box Relay für Workflows ein. „Relay hat uns wirklich sehr geholfen“, so Zeisler. „Wir erhalten jetzt immer mehr anspruchsvolle Benutzer:innen und immer anspruchsvollere Anwendungsfälle, welche uns helfen, die Grenzen von Box zu erweitern. Das ist großartig.“

Heute nutzt jede:r der 650 Mitarbeitenden des Unternehmens Box. Verschiedene Teams verwenden es aus unterschiedlichen Gründen. Das Team Valuations Machinery & Equipment bei Hilco verwendet Box beispielsweise häufig für die Freigabe von großen Digitalfotos.

Noch wichtiger ist, dass das gesamte Unternehmen von „null Vertrauen in die Inhaltsfreigabe“ zu vollem Vertrauen in die Content Cloud übergegangen ist. Hilco unterstützt jetzt individuelle Workflows und bietet zudem sicherere Inhalte.

Das volle Potenzial von Box Shield

Nuccio erklärt: „Meine Aufgabe ist es, einen sicheren Ort zu schaffen, der alle Sicherheitsstandards unserer großen globalen Finanzdienstleistungskunden für die Speicherung ihrer wichtigen Daten erfüllt.“

Die Umstellung auf Box war eine wichtige Entscheidung, um den Reifegrad des Unternehmens im Bereich der Informationssicherheit zu erhöhen. Hilco nutzt die Vorteile von Box Governance, Box Zones und Box Shield. Shield sorgt insbesondere für zusätzliche Sicherheit durch folgende Funktionen:

• Verbot von öffentlichen Freigabe-Links, die ein Expositionsrisiko darstellen
• Einsatz von Klassifizierung zum Schutz sensibler Inhalte
• Sofortiger Einblick in Anomalien und andere Sicherheitsrisiken mit Box Warnungen

Die Mitarbeitenden haben die neuen Maßnahmen zur Sicherung der Inhalte sehr begrüßt. „Ich dachte, sie würden schimpfen, als wir diese Kontrollen einführten“, sagt Nuccio, „aber sie finden es tatsächlich gut, weil sie ihren Kunden sagen können, dass die Daten sicher sind. Sie fühlen sich in hohem Maße verantwortlich dafür, wie Shield zum Schutz der Daten unseres Unternehmens beiträgt.“

Wenn das Team dank der Einblicke, die Box bietet, genau weiß, welche Daten auf dem Spiel stehen, und diese Daten dann mit Shield in geeigneter Weise klassifiziert, kann es Inhalte besser schützen. Zeisler unterstreicht dies: „Dank Box bestehen wir die Sicherheitsprüfungen mit Bravour.“

Auf Wiedersehen, lokale Dateiserver. Hallo, Zukunft!

Das Ergebnis dieser Maßnahmen war eine stärkere Partnerschaft zwischen Box und Hilco und ein Aufbrechen der Blockade, welche bei den Inhalten entstanden war. Hilco ist nun in der Lage, lokale Dateiserver vollständig und endgültig außer Betrieb zu nehmen und die Vorteile einer modernen Datensicherheit zu nutzen, die für Kunden und Investoren im Finanzbereich von entscheidender Bedeutung ist.

Welche drei Dinge schätzt die IT-Abteilung an Box am meisten?

1. „Sicherheit, das ist das Wichtigste. Das andere Kriterium ist, dass das Wachstum nicht einschränkt wird.“
2. „Box ist für den Endbenutzer sehr intuitiv und kann mit uns wachsen.“
3. „Box hat einen großartigen Support mit einigen sehr klugen Menschen, die bei der Lösung von Problemen helfen.“

Mit Box können wir unsere eigenen Sicherheits- und Speicheranforderungen, aber auch die Anforderungen unserer Nutzer:innen erfüllen, wenn sie Daten abrufen, für Kunden freigeben oder gemeinsam mit ihnen an Projekten arbeiten wollen.