Kritische Regierungsprozesse, die durch veraltete Systeme und Technologien ausgebremst wurden

Die US-Regierung verfügt größtenteils über eine logische Hierarchie, die sich aus städtischen, Bezirks-, Staats- und Bundesbehörden zusammensetzt. Und dann gibt es da noch Washington, D.C. „Es ist keine Stadt. Es ist kein Bezirk. Es ist kein Bundesstaat. Es ist all das in einem“, erklärt Chris Tonjes, CIO, Office of the Attorney General (OAG), Washington, D.C. „Die Regierung von Washington trägt die Verantwortung für alle drei.“ Ganz zu schweigen davon, dass Washington, D.C., auch der Sitz der US-Bundesregierung ist und eine Bevölkerung hat, die sich im Zuge von Regierungswechseln ändert.

Es ist ein komplexes Szenario, insbesondere was Justizangelegenheiten angeht. Das Office of the Attorney General for the District of Columbia, das D.C.-Regierungsbehörden in Rechtsfragen berät und die Interessen der Bürger vertritt, ist landesweit die achtgrößte Generalstaatsanwaltschaft. Das OAG hat es sich zum Ziel gesetzt, zur landesweit effektivsten und angesehensten Staatsanwaltschaft zu werden und Führungspersönlichkeiten wie Chris Tonjes implementieren die nötige Technologie, um diese ambitionierte Vision voranzutreiben.

Durch die Verlagerung von Legacy-Prozessen wie dem Austausch von Beweismitteln und der Einholung von Unterschriften in die Content Cloud hat das OAG für seine 450 Anwälte und 350 Assistenzmitarbeiter einen papierlosen digitalen Arbeitsplatz geschaffen. Zudem kann das OAG mit Box strategische Integrationen wie Microsoft 365, Salesforce, Adobe  Sign, Abacus, Canon  Scan und Zoom nutzen. Chris Tonjes leitet die digitale Revolution im OAG – von grundlegenden Prozessen wie der Zusammenarbeit an Dateien bis hin zur hochmodernen Technologie der künstlichen Intelligenz (KI).

Schnellere Auszahlung von Kinderbeihilfe für 45.000 Kinder

Wenn jemand in Washington, D.C., Kinderbeihilfe beantragt, wird ein Prozess in die Wege geleitet, der früher sehr langwierig war. Chris Tonjes beschreibt es so: „Wir hatten das älteste Legacy-System der gesamten D.C.-Regierung. Es war vierzig Jahre alt und vollständig papierbasiert.“ Diese veralteten Prozesse waren nicht nur ineffizient, sondern bargen auch zahlreiche Risiken:

• Die zugrunde liegende Technologieplattform des Systems war so veraltet, dass nur noch eine Handvoll Klienten auf der Welt es nutzten und der Anbietersupport dafür zunehmend schwand.
• Viele der Mitarbeiter, die sich intern um den Support des Systems kümmerten, waren schon jahrzehntelang in Ihrer Position tätig und wurden ebenfalls immer weniger, da sie nach und nach in Rente gingen.
• Das alte System war modernen Cybersicherheitsrisiken nicht gewachsen.

Chris Tonjes erläutert: „Die Nutzung alter Technologie bot Schlupflöcher für Hacker, Sicherheitslücken im System auszunutzen. Wir sprechen dabei von den persönlich identifizierbaren Daten von Kindern und Familien.“

Dies war der Hintergrund einer umfassenden Überarbeitung des D.C.-Kinderbeihilfesystems, die Chris Tonjes in nicht viel mehr als drei Monaten in die Wege leiten und durchziehen konnte, und das inmitten einer Pandemie – in Zusammenarbeit mit Box. Das gesamte Kinderbeihilfe-Rechtsverfahren wurde in die Content Cloud verlagert, die den Vorteil eines sicheren und vorschriftskonformen Dokument-Repositorys für sämtliche Schriftsachen und schnellere Workflows dank Box Relay bot.

„Dies war möglich, da wir keinen Code schreiben mussten“, erklärt Chris Tonjes. „Wir mussten lediglich mit unseren Geschäftsanwendern zusammenarbeiten, um den Prozess zu verstehen, das Design zu iterieren und die von Box bereitgestellte Technologie zu implementieren.“

Möglichkeit der Anbindung an kritische Plattformen wie Salesforce und Microsoft 365

Die über 1.500 nahtlosen Integrationen der Content Cloud waren einer der Gründe dafür, dass das OAG das Kinderbeihilfesystem so schnell modernisieren konnte. Salesforce ist die primäre Integration, die dem System zugrunde liegt und den verschiedenen Beteiligten – Familien, Anwälten, Richtern, Fallmanagern – den Zugriff auf die spezifischen Dateien ermöglicht, die sie brauchen.

„Die Anbindung von Box an Salesforce war spielend einfach“, erklärt Chris Tonjes, „da die native Integration bereits vorhanden war. Für uns war es der Weg des geringsten Widerstands, der zudem das größte Innovationspotenzial barg.“

Durch die Integration geschäftskritischer Tools konnte das OAG ein nahtloses System für Kinderbeihilfe-Rechtsverfahren erstellen, wobei dies nur ein Beispiel dafür ist, wie die Behörde die Content Cloud nutzt.

Besserer Schutz für mehr als 700.000 Bürger

Das OAG verfolgt außerdem alle Straftaten in Washington, D.C., einschließlich Fällen von Kindesmissbrauch und -vernachlässigung, verfolgt ein strenges Verbraucherschutzprogramm und berät die D.C.-Regierungsbehörden in Rechtsfragen. Die mehr als 700.000 Bürger von Washington, D.C., verlassen sich in jeder Hinsicht darauf, dass die Behörde für Sicherheit und eine gerechte Rechtsprechung sorgt.

Vor Einführung der Content Cloud gestaltete es sich für das OAG schwierig, Anwälte und Mitarbeiter bei grundlegenden Aufgaben im Rahmen von vor- und nachgerichtlichen Prozessen wie der Überprüfung von Beweismitteln zu unterstützen. Veraltete On Premise File Shares und SharePoint boten keine Unterstützung für die von den Anwälten benötigten Integrationen. Außerdem waren diese Lösungen für die interne und externe Zusammenarbeit zu umständlich und für die IT zu schwierig zu verwalten.

Mit Box als einheitliche Content-Ebene über ein Best-of-breed-Cloud-Ökosystem hinweg konnte die Bereitstellung juristischer Dienstleistungen optimiert werden, da sich Anwälte und Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren konnten, anstatt sich mit zeitaufwendiger Informationssuche zu beschäftigen. Seither hat sich die Produktivität verbessert und die Belastung der IT verringert. Und dank direkt in die Content Cloud integrierter, reibungsloser Sicherheit und Compliance konnte das Risiko minimiert werden.

Im Folgenden nur ein paar konkrete Beispiele, wie das OAG Box nun nutzt:

• Behördenübergreifende Zusammenarbeit: Das DC Superior Court, das wichtigste Gericht für Zivil- und Strafsachen der Stadt, verfügt nun über ein Programm für elektronische Beweismittel, über das Beweismittel für den Richter und andere Beteiligte freigegeben werden können (anstatt über gebrannte DVDs und Unmengen von per FedEx verschicktem Papier).
• Aufbewahrungsmanagement: Dank automatischer Dateiaufbewahrung konnte das gesamte OAG-Team die meisten On Premise-Dateispeicher stilllegen — und wird demnächst alle davon mit der neuen Lösung ersetzen.
• Anbietermanagement: Durch die Verwendung einer maßgeschneiderten KI-App anstelle des bisherigen aufwendigen manuellen Prozesses kann das OAG Doppelberechnungen auf Anbieterrechnungen automatisch erkennen.

Das OAG hat sich zu einer Organisation mit optimierten elektronischen Prozessen gewandelt, die schnellere Ergebnisse liefern und Inhalte besser schützen. Chris Tonjes über die Content Cloud: „Sie ist insofern revolutionär, dass Ersuchen damit innerhalb der gerichtlichen Fristen bewilligt werden können und wir die Möglichkeit haben, uns tatsächlich komplexen Rechtsstreitigkeiten zu widmen.“

Integrationen für die Strafverfolgung

Neben strafrechtlichen Angelegenheiten setzt sich das OAG dafür ein, das Leben der Bürger hinsichtlich alltäglicher Belange zu verbessern, und nutzt dazu die Content Cloud.

Die Partnerschaft mit Box beschreibt Tonjes so: „Wir haben alles viel besser unter Kontrolle, profitieren von weit mehr Transparenz und viel höherer Sicherheit für die Daten, die wir in Box speichern, als dies vorher der Fall war. Die Lösung hat sich als sehr kosteneffizient erwiesen.“

Dank Integrationen in der Content Cloud zur Bewältigung der alltäglichen Aufgaben sind Regierungsbehörden wie das OAG gerüstet, den Bürgern besser zu dienen und die gerechte Sache voranzubringen.

„Die Content Cloud ist insofern revolutionär, dass Ersuchen damit innerhalb der gerichtlichen Fristen bewilligt werden können und wir die Möglichkeit haben, uns tatsächlich komplexen Rechtsstreitigkeiten zu widmen.“