Zeitersparnis in großem Maßstab

Praktisch jedes Unternehmen, das schon einmal eine scheinbar einfache administrative Änderung vornehmen wollte und sich dann bei der Ausführung verzettelt hat, wird diese Herausforderung nachvollziehen können. Als Pacific Dental Services® (PDS) beschloss, die Rollenbezeichnung „Benefit Coordinator“ (Koordinator für Sozialleistungen) zu „Healthcare Coordinator“ (Koordinator für Gesundheitsfragen) zu ändern, schien dies zunächst ein unkomplizierter und motivierender Schritt zu sein. Doch bei Hunderten von Standorten im ganzen Land — und unzähligen Dokumenten, Kurzanleitungen, Richtlinien und Verträgen, in denen die Stellenbezeichnung erwähnt wird — wurde bald klar, dass die Umstellung mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden sein würde.

Nemi George, VP of Information Security, erzählt: „Die Überraschung war groß. Unser Unternehmen hatte die Bezeichnung ,Benefit Coordinator´ etwa 20 Jahren lang verwendet. Wir dachten, wir müssten jeden einzelnen veröffentlichten Inhalt durchgehen und den Wortlaut in einem Dokument nach dem anderen ändern.

Glücklicherweise hatte George eine Ressource in der Hinterhand: Box. Das IT-Team traf sich mit Box Consulting, das eine benutzerdefinierte API erstellte, um automatisch jeden Inhalt mit dem Ausdruck „Benefit Coordinator“ zu finden und ihn in „Healthcare Coordinator“ zu ändern – ein virtuelles Suchen und Ersetzen im gesamten verteilten System. „Ich weiß kaum, wie ich das beziffern soll“, sagt George. „Der Prozess sparte Hunderte von Arbeitsstunden, in denen die Mitarbeitenden alles manuell hätten durchgehen müssen. Das ist eines dieser kleinen Dinge, die im großen Maßstab einen so gewaltigen Unterschied machen.“

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie Box für die Inhalts-Workflows in den über 900 von PDS unterstützten Praxen in 25 Staaten zu einem wichtigen Instrument geworden ist.

Kein VPN mehr, welcher alles ausbremst

Im Leben von Zahnärtz:Innen gibt es Röntgenstrahlen, Instrumente, Zähne — und Steuern. Fragt man eine:n durchschnittliche:n Zahnmediziner:In nach dem Grund für die Berufswahl, wird die Antwort vermutlich nicht die Finanzvorschriften und Steuerformulare beinhalten. Doch wie jeder Beruf umfasst auch die Zahnmedizin wichtige Back-Office-Aufgaben, die man beherrschen muss, um den Beruf richtig auszuführen. Diese zeitaufwändigen Büroarbeiten halten Zahnärzt:Innen regelmäßig von ihrer bezahlten Patientenarbeit ab.

PDS bietet ein einzigartiges Modell der Unterstützung einzelner Praxisinhaber:Innen durch eine zentralisierte Verwaltungsorganisation. Während die Zahnärzt:Innen die Patient:Innen betreuen und ihr klinisches Personal verwalten, übernimmt ein umfassendes Angebot an Unterstützungsdiensten für Unternehmen die Back-Office-Aufgaben, darunter:

• Beschaffung: Vertragsverhandlungen, Beschaffung, Garantieleistungen usw.
• Abrechnung: Rechnungsstellung an Patient:Innen, Versicherungsabrechnung und Nachverfolgung von Zahlungen
• Stellenbesetzung: Anwerbung und Einarbeitung neuer Teammitglieder und Verwaltung von Mitarbeitenden, Prozessen und Büroarbeiten
• IT-Support: Sicherstellen, dass die Kerngeschäftsplattform, Computer und Systeme effizient und sicher laufen
• Juristische Dienstleistungen: Sicherstellung der Richtigkeit und Rechtmäßigkeit von Verträgen
• Steuern: Erledigung aller jährlichen Steuerangelegenheiten — eine große Erleichterung für Zahnärzt:Innen
• Marketing: Bereitstellung der Öffentlichkeitsarbeit, die für einen stetigen Zustrom von Patient:Innen erforderlich ist

Alle Inhalte zur Unterstützung dieser Dienste sind in der Content Cloud gespeichert, aber das war nicht immer so. Der Wechsel zu Box war eine Abkehr vom ursprünglichen Modell des Unternehmens, bei dem die Daten in lokalen File Shares gespeichert wurden und ein VPN für den Zugriff erforderlich war, wenn man sich nicht im Unternehmensnetzwerk befand. Dieses Modell hatte sich als umständlich erwiesen und wurde von den Mitgliedern des PDS-Teams regelmäßig umgangen, indem sie die Dateien einfach auf ihren lokalen Laufwerken speicherten, um es nicht benutzen zu müssen.

5.000 US-Dollar Einsparungen pro Monat allein bei der HR-Speicherung

Mit der Content Cloud und Box Shield können PDS-Teammitglieder nun unabhängig voneinander auf cloudbasierte Ordner zugreifen, in denen sie Steuerinformationen hochladen, Steuerunterlagen herunterladen und elektronische Unterschriften erstellen können — und das alles in einem sicheren, gesetzeskonformen Bereich. Das digitale Ökosystem des Unternehmens umfasst auch Box-Integrationen mit Workday, Microsoft 365, Salesforce, Okta und RingCentral. Durch den Einsatz von Box als sichere Inhaltsebene für all diese anderen Tools konnte das Unternehmen die Inhalte an einem Ort aufbewahren und gleichzeitig in die von den Teams bereits verwendeten Anwendungen integrieren.

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass allein das Personal-Team durch die Umstellung auf die Cloud 5.000 US-Dollar pro Monat bei der Datenspeicherung einsparen konnte. Die Übernahme von Box eröffnete dem Team eine Welt der intuitiven Zusammenarbeit innerhalb der Belegschaft.

Alle Arten von Inhalten, die eine Zahnarztpraxis am Laufen halten

Im zahnmedizinischen Bereich können diverse Inhalte von Patientenrechnungen über juristische Verträge bis hin zu 3D-Röntgenbildern riesige Dateigrößen erreichen. Für das Onboarding neuer Ärzt:Innen hat PDS beispielsweise ein Verfahren zur Validierung ihrer Zulassung, Zertifizierung und Ausbildungsnachweise eingeführt, das sensible Büroarbeiten nach sich zieht. Um die Sicherheit und die vorschriftsmäßige Behandlung aller Inhalte zu gewährleisten, muss man eine ganze Reihe von Faktoren berücksichtigen.

Box bietet PDS automatisch die erforderlichen Compliance-Richtlinien für bestimmte Arten von Inhalten sowie granulare Sicherheitskontrollen, welche die Zusammenarbeit nicht behindern. Von Anfang an legte das IT-Team grundlegende Regeln für die Berichterstattung über Inhalte in Box fest. Am Anfang stand die Verfolgung von Kennzahlen wie:

• Berechtigungen: Zugriff auf sensible Inhalte
• Uploads und Downloads: Inhalte, die auf den Server hochgeladen oder vom Server heruntergeladen werden
• Anomales Verhalten: Ungewöhnliche oder verdächtige Aktivität

„Wir mussten sicherstellen, dass die richtigen Leute Zugriff zu den richtigen Dingen hatten und dass keine Dateien aus Versehen verschickt wurden“, berichtet George. „Die Art und Weise, wie Box das macht, ist wirklich gut“.

Bei Box bedeutet die verteilte Kontrolle, dass die IT-Abteilung die Verzeichnisberechtigungen überwachen und die richtigen Sicherheitsstufen auf bereits vorhandene Ordnerstrukturen anwenden kann. Die in Box gespeicherten Inhalte entsprechen automatisch den HIPAA-Bestimmungen — ein entscheidender Faktor in einer Zahnarztpraxis, in welcher die Sicherheit der Patientendaten von entscheidender Bedeutung ist.

Workflows drastisch optimiert

Die Content Cloud stellt die Sicherheit der persönlichen Daten der Patient:Innen sicher sowie die Fähigkeit, wichtige Informationen für sie freizugeben. „Mit Box ist das ganz einfach“, sagt George. „Man legt das Dokument in einem Ordner ab. Dann integriert man den Link in eine E-Mail und verschickt das Ganze. Die Datei kann einfach heruntergeladen werden und der Ablauf von Dateien kann auf einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden.“

Mit Box und Box Relay hat PDS die Prozesse im gesamten Unternehmen vereinfacht und teilweise sogar automatisiert. Zu den Prozessen, welche durch die Content Cloud beschleunigt wurden, gehören:

• Freigabe von Informationen an Patient:Innen: Dokumente und Unterlagen können jetzt schnell und sicher mit Box Links freigegeben werden
• Onboarding von Anbietern: Schnelleres Onboarding für neue Zahnärzt:Innen durch einfachere und bequemere Verwaltung des Vertragsaustauschs
• Juristische Vertragseinreichung: Insbesondere für das Rechtsteam hat sich der Prozess der Vertragseinreichung drastisch verbessert

Laut Shiva Djahangiry, Lead Analyst, IT Business Services, war Box von Anfang an „perfekt für unser Unternehmen und unsere unterstützten Zahnarztpraxen. Die Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit der Software hat uns geholfen, eine Self-Service-Kultur zu fördern, und sie fügt sich nahtlos in unser aktuelles technisches System ein.

Die Möglichkeit, Inhalte mit Box besser verfolgen zu können, ist von unschätzbarem Wert. „Die Produktivität hat sich um 100 % gesteigert. Wir haben eine viel bessere Sicherheit und außerdem die Fähigkeit zur genauen Nachverfolgung. Ich kann jetzt die gesamte Historie durchgehen und mir ansehen, was versendet wurde“, so George.

Eine hochmoderne Unterstützungsfunktion — nicht mehr und nicht weniger

Eines der größten Unterscheidungsmerkmale für PDS ist ein Geschäftsmodell, das es einzelnen Praxisinhaber:Innen ermöglicht, ihre eigene klinische Praxis zu führen sowie eigene Behandlungsentscheidungen zu treffen. Das PDS-Team sorgt für die geschäftliche Unterstützung, damit die Patient:Innen eine möglichst positive Erfahrung machen können.

„Die Praxis gehört den Betreiber:Innen“, sagt George. „Wir stellen alles Rechtliche zur Verfügung, aber wir haben keinen Einfluss auf die klinischen Entscheidungen. Die Betreiber:Innen haben die klinische Autonomie zur Führung der Praxis“.

PDS weiß, wie man sicherstellt, dass Praxisinhaber:Innen ein erfolgreiches Geschäft aufbauen können — durch eine hochmoderne Unterstützungsfunktion.

Drei Dinge, welche PDS laut Djahangiry am meisten an Box schätzt:

• Einfachheit: „Benutzerfreundlichkeit. Die Bedienung ist sehr intuitiv.“
• Teamwork: „Die insgesamt bessere Zusammenarbeit, zu der wir jetzt Zugang haben.“
• Sicherheit: „Die Sicherheit und Daten-Governance, die Box bietet“.

Box sorgt für Zeitersparnis, verbessert die Sicherheit und erhöht die Kundenzufriedenheit. Ärzt:Innen müssen Röntgenbilder nicht mehr von zerkratzten DVDs abrufen. Die Dateien sind über eine E-Mail mit einem sicheren Box-Link abrufbar.