Ein verteiltes Hub-Modell mit zentralem Inhalt

Es ist ein Standardszenario für ein Unternehmen, das Inhalte produziert: Ein Kunde schickt ein kreatives Briefing. Das Team erarbeitet mit Adobe und anderen Software-Tools Design-Kompositionen und Präsentationen. Die daraus resultierenden Dateien — Bilder, Videos und andere Medientypen — werden an den Kunden zurückgeschickt, damit dieser sein Feedback abgeben und die Inhalte genehmigen kann. Es kann mehrere Runden der Zusammenarbeit geben, in denen große Dateien in verschiedenen Stadien des Designs und der Produktion hin- und hergeschickt werden müssen.

Für Tag, einen Partner für die Produktion von Omnichannel-Inhalten und eine globale Marketing-Agentur mit Teams in 29 Ländern, ist diese Herausforderung um ein Vielfaches größer. Verschiedene regionale Teams arbeiten mit führenden Marken und Agenturen auf der ganzen Welt zusammen. Das Unternehmen ist also stolz darauf, Inhalte schnell und skalierbar über Marketingkanäle, Kulturen und Länder hinweg zu liefern.

In den 50 Jahren, in denen Tag bereits im Geschäft war, wuchs dieses sogenannte „Distributed-Hub-Modell“ enorm. Heute verfügt das Unternehmen über 2.700 Mitarbeitende und verarbeitet viele, viele Terabytes an wertvollen kreativen Inhalten.

Die Vereinfachung der Inhaltsfreigabe, der Zusammenarbeit und der Sicherheit ist für Tag von entscheidender Bedeutung. Deshalb ist Philip Yau, APAC Head of Technology, dankbar, dass „Box dazu beigetragen hat, alles zu vereinfachen und die Prozesse zu beschleunigen.“

Die enorme Vereinfachung der Inhaltsfreigabe

Tag hat sich lange Zeit auf herkömmliche physische Server und mehrere Tools und Plattformen für die Bearbeitung von Inhalten verlassen. Dieses Modell war bereits in die Jahre gekommen, als Teams auf der ganzen Welt aufgrund der Lockdowns während der Pandemie von zu Hause aus arbeiten mussten. Damit begann das Kopfzerbrechen über den Umgang mit VPNs, um Mitarbeitenden Zugang zu den Dateien zu verschaffen, die sie jeden Tag benötigten. Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Kunden wurde noch umständlicher.

„Es war nicht einfach“, sagt Yau. „Wir haben ein paar File-Sharing-Tools ausprobiert, aber sie waren sehr schwer zu bedienen. Sie haben ihre Grenzen, und wir hatten Leistungsprobleme.“ Zusätzlich zu den Schwierigkeiten mit der Telearbeit hatte das Team noch andere Probleme in Bezug auf die Inhalte:

• Lokale Server waren schwer zu skalieren und das Unternehmen wuchs konstant — genauso wie die Menge an Inhalten, die es produzierte
• Isolierte Inhalte behinderten die Möglichkeit zum Versenden sehr großer Dateien auf herkömmliche Weise; oft waren mehrere Anmeldungen an verschiedenen Stellen erforderlich, um Dateien zu erhalten
• Die Kunden senden Dateien auf viele verschiedene Arten, was die Unübersichtlichkeit und Fragmentierung noch vergrößert

„Der Zusammenhang fehlte“, so Yau. „Es gab mehrere Systeme und Schwachstellen, was unsere Arbeit verlangsamte. Mit Box haben wir jetzt einen besseren Arbeitsablauf gefunden.“

Die Zusammenarbeit ist viel einfacher, da sich die Inhalte jetzt alle in der Content Cloud und damit an einem zentralen Ort befinden. Die Möglichkeit, gemeinsame Links zu Ordnern zu verwenden, erlaubt es den Kunden, Dateien ohne großen Aufwand freizugeben. Außerdem können dieselben Dateien ganz einfach wieder zurück übertragen werden.

„Wir können also sowohl im Büro als auch außerhalb des Büros arbeiten. Mit Box können wir nahtlos mit dem Kunden zusammenarbeiten. Der gesamte Aspekt der Zusammenarbeit wird durch Box vereinfacht,“ so Yau weiter.

Kostenreduzierung durch Stack-Vereinfachung

Das IT-Team von Tag geht bei der Einführung einer neuen Technologie methodisch vor. Zunächst wurde Box in der APAC-Region eingeführt – angefangen in Australien, dann in Japan und nach und nach auch in anderen Ländern wie China, Hongkong, Malaysia, Singapur usw. Da Tag Americas Box bereits in gewissem Umfang nutzt, wird derzeit erwogen, die Bereitstellung auszuweiten.

Die Verwendung von Box Shuttle für die Migration von Dateien hat den Prozess erheblich vereinfacht, berichtet Yau: „Die Geschwindigkeit, mit der wir Dateien übertragen können, und die Benutzeroberfläche haben uns die Stilllegung von immer mehr lokalen Servern sehr erleichtert.“

In den Regionen, in denen die physischen Server stillgelegt wurden, arbeiten jetzt alle Teams mit Box, was den Tech Stack enorm vereinfacht. Dort, wo Box noch nicht eingesetzt wird, gibt es immer noch Bereiche der kreativen Produktion, die zu einer Fragmentierung der Inhalte führen. Aber Yau berichtet, dass jene anderen Märkte, innerhalb von Tag, dank etlicher Unternehmen interner Empfehlungen, ebenfalls an der Nutzung von Box interessiert sind. Nachdem inzwischen 100 TB SharePoint- und physische Serverinhalte zu Box migriert wurden, sagt er: „Es ist großartig. Wir erzielen nach und nach die Einsparungen, die welche wir erreichen wollen.“

Höchste Sicherheit im ganzen Unternehmen

Neben dem skalierbaren, cloudbasierten Speicherplatz, der viele große Dateien für globale Teams aufnehmen kann, bietet Box das hohe Maß an Sicherheit und den unbegrenzten Speicherplatz, welchen Tag benötigt. „Der Server fällt nie aus“, sagt Yau. „Die Zuverlässigkeit, Einfachheit und Sicherheit sind also die wichtigsten Vorteile.“

Der Sicherheitsaspekt der Inhaltsverwaltung war für Tag sehr wichtig – so wie für jedes Unternehmen heutzutage. Bei der Einführung einer neuen Technologie ließ Tag das Sicherheitsteam eine gründliche Bewertung von Box durchführen, bevor die endgültige Entscheidung fiel. „Box hat den Test unseres Sicherheitsteams mit Bravour bestanden“, bestätigt Yau.

Sicherheit ist nicht nur für Tag wichtig, sondern auch für die Kunden. Deshalb ist es entscheidend, den Kunden zu versichern, dass die Dateifreigabe in einer hochsicheren Cloud-Umgebung erfolgt. Yau sagt: „Die Tatsache, dass Box über alle wichtigen Akkreditierungen und Zulassungen — ISO und andere Schutzmaßnahmen — verfügt, gibt uns ein gutes Gefühl.“

Die drei Dinge, die Tag laut Yau am meisten an Box schätzt:

1. Einfachheit: „Das ist das Allerwichtigste. Es ist einfach da, und es ist simpel.“
2. Sicherheit: „Das gibt uns die Gewissheit, über eine sichere Plattform zu verfügen. Wenn es um Sicherheit geht, sind wir sehr, sehr streng.“
3. Einfache Zusammenarbeit „Box macht die Zusammenarbeit mit unseren Kunden, Agenturen und Lieferanten sehr einfach.“

Die Zuverlässigkeit, Einfachheit und Sicherheit sind die größten Vorteile. Unsere Arbeitsweise ist mit Box viel produktiver geworden