Die Vorteile eines cloudbasierten File-Sharing-Systems 

Das Erstellen, Speichern und Verwalten von Dateien sind Aufgaben, die für die tägliche Arbeit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Sie benötigen eine zugängliche, effektive Möglichkeit, alle Ihre Inhalte für Ihr Team freizugeben, damit Sie Projekte abschließen können – egal, ob Sie Marketingmaterialien erstellen oder vertrauliche Patientendokumente bearbeiten möchten.

Wussten Sie, dass sich seit 2022 über  60 % der weltweiten Unternehmensdaten in der Cloud befinden?

Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile eines cloudbasierten File-Sharing-Systems.  Mit cloudbasiertem File Sharing  können Sie steuern, welche Personen auf die in Ihrem Unternehmen gespeicherten Dateien zugreifen, sie bearbeiten oder verschieben und diese Dateien für die richtigen Personen an jedem beliebigen Ort freigeben können. In diesem Leitfaden werden die Vorteile des File Sharings in der Cloud erläutert, damit Sie überlegen können, ob die Umstellung auf die Cloud-Speicherung für Ihr Unternehmen geeignet ist. 

Was ist cloudbasiertes File Sharing? 

Cloudbasiertes File Sharing ist eine Methode zur Content-Speicherung und -Freigabe, die von der Cloud unterstützt wird. Ein cloudbasiertes Dateisystem umfasst Cloud-Speicher und andere Dienste, mit denen Benutzer:Innen ihre Dateien erstellen, speichern, bearbeiten, freigeben und synchronisieren können. 

Im Gegensatz zu lokalen File-Sharing-Systemen   bietet File Sharing in der Cloud den gemeinsamen Dateizugriff für Teams von jedem geografischen Standort aus. Dieses System ist ideal für Workloads, die auf freigegebenen Dateien basieren, und ermöglicht Teams den Zugriff auf Inhalte von jedem beliebigen Gerät aus. 

Die wichtigsten Vorteile des cloudbasierten File Sharings 

Immer mehr Unternehmen und Einrichtungen nutzen die Vorteile des File Sharings  über die Cloud. Zu diesen Vorteilen gehören:

Zugänglichkeit 

Der Hauptvorteil des cloudbasierten File Sharings ist vielleicht der Zugriff auf Inhalte. Wenn Ihr Unternehmen die Speicherung seiner Inhalte und andere Anwendungen über lokale Server ausführt, ist der Zugriff auf Dateien nur lokal möglich. Teammitglieder müssen sich vor Ort in Ihrem Unternehmen aufhalten, um auf die Dateien zugreifen zu können, die auf den internen Servern gespeichert sind. Wenn jemand nicht auf kritische Dateien zugreifen kann, geraten Projekte ins Stocken. Außerdem beschränken interne Server Ihr Team auf einen einzigen Standort. 

Mit cloudbasiertem File Sharing lassen sich Dateien viel einfacher erstellen, bearbeiten und freigeben. Anstatt sich auf lokale Server und IT-Infrastruktur zu verlassen, stellen Unternehmen mit einem cloudbasierten Dateisystem ihre Inhalte sofort für alle Teammitglieder bereit, die sie benötigen. Cloud-Dateisysteme sind über das Internet zugänglich, sodass Ihre Mitarbeitenden sie von überall aus abrufen und öffnen können, solange sie über einen Computer, ein Tablet oder ein Telefon mit Internetverbindung verfügen. 

Mit einem cloudbasierten Dateisystem können Sie allen Benutzer:Innen, die dies zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen, Zugriff auf Dateien gewähren. Administrator:Innen gewähren Endbenutzer:Innen, die Zugriff benötigen, Sicherheitsberechtigungen für bestimmte Dateien. Personen können Dateien für andere Personen innerhalb des Unternehmens oder der Einrichtung mit entsprechender Berechtigung über die Cloud freigeben. Unabhängig davon, ob sich Cloud-Benutzer:Innen im selben Gebäude oder am anderen Ende der Welt befinden, ermöglicht die Cloud ein schnelles und nahtloses File Sharing. 

Zusammenarbeit 

Zusammenarbeit ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Eine Umgebung der effektiven Zusammenarbeit führt zu neuen Ideen, steigert die emotionale Bindung und ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Probleme schneller zu lösen. 

Eine effektive Zusammenarbeit kann jedoch aus verschiedenen Gründen eine Herausforderung darstellen. Die Kommunikation bei persönlichen Treffen oder über E-Mails kann zeitaufwändig sein. Teams, die herkömmliche Office-Programme verwenden, haben oft Schwierigkeiten mit der Nachverfolgung von Dateiversionen, was zu Verwirrung und Verlangsamung führt. 

Die Vorteile der Zusammenarbeit über die Cloud sind zahlreich. Die Verwendung einer Cloud zum File Sharing für Unternehmen bietet transformative Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Durch File Sharing über die Cloud können Remote-Teams synchron oder asynchron arbeiten und von jedem beliebigen Ort aus sofort Dateiaktualisierungen oder Inhalte freigeben. 

Mit Echtzeit-Versionsverwaltung werden alle Dateien aktualisiert, selbst wenn Personen an verschiedenen Standorten gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Die Cloud erleichtert die Zusammenarbeit, bei der alle immer auf dem neuesten Stand sind, indem sie aktuelle Dateiversionen für Remote- und Hybrid-Teams an verschiedenen Standorten bereitstellt.

Ein cloudbasiertes Dateisystem verbessert auch die Zusammenarbeit Ihres Teams. Das Speichern von Dateien in der Cloud bringt Ihr Team näher zusammen und verringert Kommunikationsbarrieren. Cloudbasiertes File Sharing standardisiert auch Ihre Dateiorganisation, sodass Ihr Team leichter auf die erforderlichen Informationen zugreifen kann, um Innovationen zu fördern. 

Kostensenkung 

Die Kosten gehören zu den größten Nachteilen bei der Verwendung einer lokalen Dateispeicherlösung. Die Kosten für die Ersteinrichtung sind hoch, da Sie große Server und Hardware erwerben und installieren müssen, um Ihre Dateien zu speichern. Die Größe dieser Server hängt von den Speicheranforderungen Ihres Unternehmens ab. Für den Betrieb von lokalen Servern ist außerdem ein internes IT-Team erforderlich, das alle auftretenden Probleme verwalten und abmindern kann. 

Im Gegensatz dazu sind die Einrichtungskosten für File Sharing in der Cloud deutlich geringer. Einer der Hauptgründe für die Kosteneffizienz der Cloud ist der geringere Bedarf an Anschaffung, Installation und Wartung von lokalen Servern. 

Anstatt die Dateien vor Ort zu speichern und zu verwalten, installiert und wartet der Cloud-Service-Anbieter die Hardware, die für die Bereitstellung von Cloud-Dateispeicher für seine Kund:Innen erforderlich ist. Der Anbieter übernimmt auch die damit verbundenen Gemeinkosten und entlastet Ihr IT-Team. 

Durch die Verwendung eines cloudbasierten Dateisystems entfallen auch die Kosten für die Aktualisierung der Hardware. Cloud-Service-Provider aktualisieren ihre Lösungen kontinuierlich, indem sie Sicherheitspatches installieren und Hardware nach Bedarf ersetzen. Das Pay-as-you-go-Preismodell für Cloud-Dateispeicher ermöglicht es Ihnen außerdem, nur den benötigten Speicher zu bezahlen. 

Sicherheit 

Um wertvolle Inhalte zu schützen, müssen Sie wissen, wie Sie die Informationssicherheit verbessern können. Die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung in den USA beliefen sich  2022 auf 9,44 Millionen US-Dollar. Daher hat Cybersicherheit für Unternehmen in allen Branchen eine hohe Priorität. Hacker:Innen können Ransomware-Angriffe und andere Viren nutzen, um auf kritische Inhalte zuzugreifen. Ihre Unternehmensdateien sind zudem anfällig für Insider-Bedrohungen. Personen mit legitimem Zugriff auf Dateien könnten die Daten aus böswilliger Absicht zu ihrem finanziellen Vorteil preisgeben oder einem Phishing-Betrug zum Opfer fallen. 

Mit cloudbasiertem File Sharing profitieren Sie von den robusten Sicherheitsmaßnahmen, die Ihr Cloud-Service-Anbieter einsetzt. Tools wie Dateiverschlüsselung, Zero-Trust-Kontrollen und Bedrohungserkennung schützen Ihre Dateien und kontrollieren sicher, wer Zugriff auf sie hat. Ihr Cloud-Service-Provider führt außerdem regelmäßige, automatische Updates durch, um höchste Sicherheit zu gewährleisten. 

Skalierbarkeit 

Die Skalierung Ihres Unternehmens ist mit lokalen Servern eine Herausforderung. Wenn Sie mehr Speicherplatz für Dateien benötigen, müssen Sie die Datenserver erwerben und installieren, die die benötigte Leistung bieten. Wenn Ihr Speicherbedarf sinkt, nutzen Sie einen Teil des Serverspeichers nicht mehr, zahlen aber immer noch für die Wartung der Hardware und Software. 

Mit einem cloudbasierten Dateisystem wird die Skalierung ganz einfach. Cloud-Service-Provider bieten in der Regel verschiedene Tarife für die Speicherung an, die Sie bei Bedarf anpassen können. Neben der Änderung Ihres Tarifs fallen keine weiteren Investitionskosten für ein Upgrade oder eine Herabstufung des Speicherbedarfs Ihres Unternehmens an. 

Benutzerverwaltung 

Transparenz ist entscheidend, wenn Sie verwalten, wer auf Ihre Inhalte zugreift und diese Personen für die Nutzung verantwortlich machen. Sie benötigen eine sichere Umgebung, in der Sie Dateien erstellen, bearbeiten, veröffentlichen, aktualisieren und archivieren können. Benutzerverwaltungstools sind für die Verfolgung von Überarbeitungen, Aktionen und anderen Dateiänderungen während des gesamten Lebenszyklus von Inhalten unerlässlich. 

Cloud-Speicher ermöglicht Ihnen die Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten mit umfassenderen Einblicken. Cloudbasiertes File Sharing gibt Ihren Administrator:Innen und IT-Teams die Kontrolle darüber, auf welche Dateien Benutzer:Innen zugreifen können. 

Mit starken Maßnahmen zur Benutzerauthentifizierung und der Verwaltung von Informationsrechten können Sie den Zugriff auf bestimmte Dateien einschränken. Diese Funktionen stellen sicher, dass nur Personen auf eine Datei zugreifen und sie bearbeiten können, die über die entsprechende Berechtigung verfügen. 

Sie können auch Audit-Protokolle verwenden, um den Workflow-Fortschritt zu verfolgen und Einblicke in jede Phase des Lebenszyklus von Inhalten zu erhalten, was es einfacher macht, die Verantwortlichkeit sicherzustellen. 

Zentralisierung 

Die Anforderung von Papierdokumenten aus dem gesamten Unternehmen kann wertvolle Zeit kosten. Noch schlimmer ist es, wenn Ihnen kurz vor der Fertigstellung einer Datei auffällt, dass Sie eine kritische Revision übersehen haben, weil Sie nicht die richtige Dateiversion zur Verfügung hatten. Ein lokales Speichersystem bedeutet, dass Sie die korrekte Version eines Dokuments nicht mehr im Auge behalten können, was zu Zeitverlusten und fehlenden Überarbeitungen führt. 

Mit cloudbasiertem File Sharing  erhalten Sie eine einzige, zugängliche Informationsquelle für Ihre kritischen Inhalte. Die Mitarbeitenden können im System problemlos nach der gewünschten Datei suchen und sparen so die Zeit, die sie benötigen würden, um ein Dokument im gesamten Unternehmen anzufordern und auf dessen Zustellung zu warten. 

Die Live-Versionierung verfolgt die neuesten Bearbeitungen, Ergänzungen und Genehmigungen, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Durch die Zentralisierung von Dateien an einem Ort, auf den Sie über die Cloud zugreifen können, werden Workflows optimiert und Ihre Teams können mehr erledigen. 

Anwendungsfälle für cloudbasiertes File Sharing 

Die robusten Vorteile des File Sharings in der Cloud unterstützen Unternehmen in einer Vielzahl von Anwendungsfällen. Mit der Speicherung und Freigabe von Daten über die Cloud können Sie Projekte und einzelne Inhalte transparenter verwalten. Die Cloud ermöglicht es Unternehmen auch, große Mengen kritischer Inhalte zu archivieren und zu sichern. Betrachten Sie einige der wichtigsten Anwendungsfälle für cloudbasierte Dateisysteme.

Content Management 

Die Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten ist für jedes Unternehmen und jede Einrichtung eine wichtige Funktion. Ihre Inhalte können alles umfassen, von Marketingmaterial und gescannten Bildern bis hin zu Verträgen und Tabellenkalkulationen. Es ist wichtig, dass diese Dateien korrekt sind, bevor sie in die nächste Phase des Lebenszyklus gehen oder veröffentlicht werden. Ihr Team muss in der Lage sein, Dateien im gesamten Unternehmen effizient zu erstellen, zu bearbeiten, zu synchronisieren und freizugeben, um den Projektabschluss sicherzustellen. Mit einem cloudbasierten Dateisystem können Ihre Mitarbeitenden Inhalte sofort freigeben und aktualisieren, ihre Workflows optimieren und die Inhaltsverwaltung vereinfachen. Sie können Inhalte während des gesamten Lebenszyklus von der Plattform Ihres cloudbasierten Dateisystems aus bearbeiten, speichern, ändern und verknüpfen. So erhalten Sie einen Einblick in jede Datei, die sich im Workflow bewegt.

Dateiarchivierung und -sicherung 

Notfälle wie Naturkatastrophen, Cyberangriffe und Systemausfälle verursachen Probleme, wenn Ihr Unternehmen nicht über Sicherungsdateien verfügt. Wenn Sie die einzige Kopie kritischer Dateien bei einem dieser unerwarteten Ereignisse verlieren, erhalten Sie sie möglicherweise nie zurück. Aus diesem Grund sind Inhaltssicherungen ein wesentlicher Bestandteil des Dateispeichers. Das Sichern Ihrer Inhalte ist für die Vermeidung von Datenverlusten von entscheidender Bedeutung. Außerdem benötigen Sie eine Möglichkeit, Dateien am Ende des Inhaltslebenszyklus zu speichern, wenn Sie die Inhalte archivieren. Wenn Sie sich entschieden haben, bestimmte Dateien nicht zu aktualisieren, brauchen Sie eine Möglichkeit, sie von Ihren aktuellen Inhalten zu trennen. Möglicherweise müssen Sie Dateien auch für einen bestimmten Zeitraum archivieren, um Branchenvorschriften einzuhalten. 

Viele Unternehmen nutzen File Sharing in der Cloud, um die Sicherungs- und Archivierungsprozesse zu vereinfachen. Cloud-Service-Anbieter können automatische Dateisicherungen auf anderen Datenservern innerhalb ihrer Systeme durchführen, sodass bei Ausfall eines Servers immer ein vollständiges Backup auf einem anderen Server möglich ist. Durch die Cloud-Speicherung können Sie außerdem all Ihre veralteten Dateien an einem organisierten und zugänglichen Speicherort sichern.

Speichern von großen Datenmengen 

Die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Speicherung von Inhalten sind einzigartig, aber wahrscheinlich müssen Sie große Datenmengen verwalten und speichern. Ihr Unternehmen verarbeitet wahrscheinlich mehrere Arten von Dateien, von Dokumenten und Bildern bis hin zu Audio- und Videodateien. Die Dateimenge und -größe wirken sich erheblich darauf aus, wie einfach es ist, Inhalte auf lokalen Servern zu speichern. Wenn Ihr Unternehmen seine aktuellen Speicherkapazitäten überholt, kann die Anschaffung von mehr Speicherplatz zeit- und kostenintensiv sein.

Ein cloudbasiertes Dateisystem kann jede beliebige Menge Daten verarbeiten, solange Sie über den richtigen Tarif verfügen. Unternehmen nutzen die Cloud, um ihren Speicherplatz einfach zu erweitern und riesige Mengen an Inhalten zu verwalten. Ermitteln Sie, wie viel Cloud-Speicher Sie benötigen, um zu sehen, wie File Sharing in der Cloud Probleme mit der Speicherung von Inhalten beseitigen kann.

Remote- oder Hybridarbeit 

Remote- und Hybridarbeit ist für einen großen Teil der arbeitenden Bevölkerung in den USA mittlerweile zur Normalität geworden. Einem Bericht von McKinsey zufolge können 58 % der Beschäftigten in den USA zumindest zeitweise aus der Ferne arbeiten. 

Arbeitnehmer:Innen schätzen es sehr, wenn sie ihren Arbeitsort frei wählen können. McKinsey stellte fest, dass eine flexible Arbeitsorganisation einer der wichtigsten Faktoren ist, die beeinflussen, ob eine Stelle angenommen wird oder nicht. 

Das Speichern von Dateien auf lokalen Datenservern erfordert, dass Ihr Team vor Ort arbeitet. Die Cloud ermöglicht Remote- und Hybridarbeit. Unternehmen nutzen die globale Reichweite der Cloud und die sofortige Kommunikation, um Hybrid- oder Remotearbeit zu ermöglichen und dafür zu sorgen, dass die Teammitglieder miteinander in Verbindung bleiben. 

Projektmanagement 

Unter Projektmanagement versteht man die Planung und Überwachung eines Projekts, um sicherzustellen, dass es reibungslos und termingerecht verläuft und das Budget nicht überschritten wird. Ein effektives Projektmanagement erfordert eine klare Kommunikation, ein Verständnis der Verantwortlichkeiten jeder einzelnen Person und einen Einblick in den Projektstatus. Projektmanager:Innen stehen vor Herausforderungen bei der Planung, der Einhaltung von Zeitplan und Budget, der richtigen Zuweisung von Aufgaben und der Planung von Risiken.  

Cloudbasiertes File Sharing gibt Unternehmen und Einrichtungen einen besseren Einblick in ihre Workflows und Projekte und ermöglicht es ihnen, jede Phase eines Projekts zu verfolgen und zu optimieren. Projektmanager:Innen erhalten in Echtzeit Projektaktualisierungen und Benachrichtigungen zu Dateiänderungen, sodass sie einen realistischeren Zeitplan erstellen können. Die Cloud vereinfacht das Projektmanagement, da Teams von überall aus zusammenarbeiten können und Zugriff auf alle Dateien und Tools haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. 

Die Stärke der Content Cloud entdecken

Box ist eine zentrale und sichere Plattform, die für den gesamten Lebenszyklus von Inhalten entwickelt wurde, von der Dateierstellung und -freigabe bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung, elektronischen Unterzeichnung, Klassifizierung und Aufbewahrung – und vieles mehr. Mit uns können Sie ganz einfach mit allen Beteiligten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens an Inhalten zusammenarbeiten. Reibungslose, höchste Sicherheit und Compliance sind Teil unserer Philosophie, sodass Sie absolut sicher sein können, dass Ihre Inhalte geschützt sind. Und mit mehr als 1.500 nahtlosen Integrationen – sowie einer Reihe von nativen Funktionen wie Box Sign – bietet die Content Cloud eine einzige Inhaltsebene, sodass Ihre Teams ganz nach Wunsch arbeiten können.

Die Content Cloud revolutioniert das gesamte Unternehmen, indem sie die Workflows optimiert und die Produktivität in allen Teams steigert. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen Box bietet.

** Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.